Approfondimento di Pietro Alessio Palumbo

Approfondimento di Pietro Alessio Palumbo                                                                         

Il nuovo cuore della Trasparenza pubblica: la ‘Consultazione’- Parte II

Pietro Alessio Palumbo

Come proteggere i dati personali dei partecipanti

Nella maggior parte dei casi, le consultazioni pubbliche, a meno che non vengano trattati solo dati anonimi ossia non riconducibili neanche indirettamente a persone fisiche, comportano il trattamento di dati personali. Pertanto, le amministrazioni pubbliche che intendono svolgere consultazioni pubbliche sono tenute al rispetto delle specifiche regole in materia di protezione dei dati personali. Al riguardo si ricorda che per dato personale si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile. Si considera identificabile la persona fisica che può essere individuata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento al nome, a dati relativi all’ubicazione, a un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale, come richiamato dall’art. 4, par. 1, n. 1, del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679-RGPD. Si precisa che, alla luce della definizione di dato personale riferita esclusivamente alle persone fisiche, sono sottratte dall’ambito di applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali le persone giuridiche, gli enti o le associazioni. Pertanto, quando si progetta una consultazione, la scelta del metodo e degli strumenti da utilizzare deve essere effettuata tenendo conto dell’impatto che questa avrà sui dati personali dei soggetti che partecipano. Secondo il nuovo Regolamento Generale sulla protezione dei dati (RGPD) 2016/679 è necessario in primo luogo adottare idonee misure tecniche e organizzative al fine di scegliere un sistema che rispetti la protezione dei dati personali fin dalla progettazione e, per impostazione predefinita (art. 25, par. 1 e 2, GDPR), nell’ambito del più generale principio di accountability del titolare del trattamento che ha l’obbligo di mettere in atto ogni strumento per garantire ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento di dati personali è effettuato conformemente al regolamento europeo (art. 24 RGPD). Ciò tenendo conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell'ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento effettuato nell’ambito della consultazione pubblica, come anche dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Considerando la quantità dei dati personali raccolti, la portata del trattamento, il periodo di conservazione e l'accessibilità, va garantito che siano trattati solo i dati personali necessari per la specifica finalità. In tale quadro, occorrerà effettuare valutazioni diversificate a seconda: delle fasi della consultazione con definizione delle priorità di intervento, elaborazione e formulazione del contenuto di una politica, implementazione, monitoraggio e verifica dell’efficacia di una politica già adottata; del tipo di consultazione, ossia se online o dal vivo, se aperte o mirate, se su testi o senza testi, se con o senza confronto e interazione tra i partecipanti, se a tempo, cicliche o permanenti; dello strumento che si intende utilizzare. La complessità delle scelte da effettuare trova ausilio attraverso il coinvolgimento del Responsabile della Protezione dei Dati-RPD, obbligatoriamente designato ai sensi della normativa europea in ogni amministrazione pubblica, il quale è propriamente addetto a svolgere specifici compiti, anche di supporto, per tutta l’amministrazione essendo chiamato a informare, fornire consulenza e sorvegliare in relazione al rispetto degli obblighi derivanti della normativa in materia di protezione dei dati personali (artt. 37 e 39 del RGPD). Fin dalla progettazione è necessario determinare con chiarezza i soggetti coinvolti nei trattamenti effettuati (titolare e/o contitolare), provvedendo a nominare eventuale/i responsabile/i esterno/i del trattamento (art. 28 RGPD), laddove ci si avvalga delle risorse, anche informatiche, messe a disposizione di soggetti terzi esterni all’amministrazione. In tal senso, si sottolinea la criticità, sotto il profilo di protezione dei dati personali, legata all’utilizzo di piattaforme messe a disposizioni gratuitamente da soggetti terzi. In questo caso il soggetto partecipante alla consultazione può trarsi in errore in ordine al soggetto a cui si forniscono i propri dati personali e all’effettivo titolare del trattamento. Anche per le consultazioni pubbliche, è necessario attuare in modo efficace i principi applicabili al trattamento dei dati personali contenuti all’art. 5 RGPD: liceità, correttezza e trasparenza; minimizzazione dei dati; esattezza; limitazione della conservazione; integrità e riservatezza tenendo anche conto del principio di “responsabilizzazione” del titolare del trattamento. Si sottolinea, in modo particolare in fase di raccolta dei dati, il principio “minimizzazione” in base al quale i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati nell’ambito dell’oggetto della consultazione pubblica (art. 5, par. 1, lett. c, RGPD). In questo contesto bisogna previamente valutare se i dati richiesti ai partecipanti sono tutti effettivamente necessari per la buona riuscita dell’iniziativa ed evitare che vengano acquisiti dati e informazioni non necessari e non proporzionati rispetto all’oggetto e allo scopo della consultazione. Occorre inoltre consentire ai partecipanti l’utilizzo di pseudonimi (art. 4, par. 1, n. 5, RGPD), soprattutto nelle consultazioni che incentivano il confronto fra i partecipanti. È necessario fornire sempre ai soggetti partecipanti alla consultazione pubblica un’idonea informativa sul trattamento dei dati personali che contenga tutti gli elementi previsti dall’art. 13 del RGPD e che sia puntuale e specifica in considerazione delle fasi della consultazione, del tipo di consultazione, dello strumento che si intende utilizzare e per ogni tipo di trattamento effettuato (raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione). I soggetti partecipanti, inoltre, devono essere messi a conoscenza delle conseguenze derivanti dalla partecipazione alla consultazione pubblica e della possibilità, laddove prevista, che il contributo fornito sia pubblicato (in forma anonima) anche su internet per essere (eventualmente) oggetto di ulteriori commenti da parte di terzi. L’informativa deve riguardare anche la durata del trattamento e l’eventualità di essere ricontattati in futuro, ad esempio nel caso dei panel, o di future consultazioni pubbliche dando la possibilità di opporsi a tale trattamento, soprattutto nel caso in cui in cui il processo di consultazione si svolga in più fasi. In questa ultima ipotesi è necessario sinteticamente illustrare e dare informazioni su ciascuna di esse, soprattutto se prevedono differenziazioni nelle modalità di partecipazione. Occorre assicurare un corretto trattamento dei dati personali dei partecipanti, predisponendo l’utilizzo di modalità tecniche che consentano la partecipazione alla consultazione senza dover diffondere i dati identificativi dei soggetti interessati. Si ricorda infatti, che non è possibile diffondere dati personali in assenza di una norma di legge o di regolamento che ammettano tale operazione di trattamento (art. 2-ter, commi 1 e 3, del d. lgs. n. 196/2003). Ciò anche considerando che l’espressione di osservazioni e commenti può rivelare opinioni e condizioni personali che, a seconda dei casi, possono comportare il trattamento di categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9, par. 1, RGPD (es.: opinioni politiche). Per questo motivo pertanto, è possibile prevedere che le osservazioni pervenute siano pubblicate durante la consultazione per assicurare il confronto fra i partecipati, ma solo a richiesta degli interessati e con l’adozione di misure di pseudonimizzazione (cfr. art. 4, par. 1, n. 5, RGPD). Tale accorgimento ha anche la funzione di evitare che soggetti che desiderano partecipare alla consultazione possano desistere per timore mediatico o per la paura di ricevere critiche da parte di terzi. Al riguardo, quindi, occorre sempre prevedere la possibilità di inviare osservazioni e commenti senza che ne consegua l’automatica diffusione. In ogni caso, è necessario limitare la visibilità dei contributi per un periodo di tempo predeterminato. Bisogna, inoltre, informare i soggetti che partecipano alla consultazione che, nel caso di pubblicazione dei commenti, è necessario evitare inserirvi, o fare riferimento a, dati e informazioni personali riferiti a soggetti terzi, causandone la diffusione. L’amministrazione, infatti, resta responsabile, in quanto titolare del trattamento, in caso di mancato rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, per cui è sempre necessario prevedere una moderazione della consultazione, soprattutto nel caso di quelle che comportano un dialogo tra i partecipanti sul tema oggetto di consultazione. Nei report sugli esiti, le osservazioni delle persone fisiche devono essere riportate in forma anonima. Nelle consultazioni pubbliche il trattamento delle categorie particolari di dati personali (per esempio quelli riguardanti origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale o dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale) e di dati relativi a condanne penali e reati, di cui agli artt. 9 e 10 del RGPD, può avvenire solo nel rispetto delle cautele e delle garanzie ivi previste, integrate dalle disposizioni del d. l.gs. n. 196 del 30/6/2003 - Codice in materia di protezione privacy (in particolare artt. 2-sexies, 2-octies). Nel caso in cui il trattamento che si intende effettuare attraverso la consultazione, possa presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche – considerando in particolare l'uso di nuove tecnologie, la natura, l'oggetto, il contesto e le finalità – la pubblica amministrazione che effettua la consultazione pubblica, in qualità di titolare del trattamento, è obbligata a effettuare la valutazione dell'impatto dei trattamenti previsti sulla protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 35 del RGPD. In particolare, la valutazione di impatto è sempre obbligatoria nel caso di trattamento, su larga scala, di categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 9, paragrafo 1, o di dati relativi a condanne penali e a reati di cui all'articolo 10 RGPD. Nell’attività di individuazione dei soggetti da coinvolgere nella consultazione è necessario prestare attenzione a evitare di utilizzare tecniche di profilazione dei soggetti interessati, ammesse nei limitati e circoscritti casi disciplinati dall’art. 22 del RGPD. È necessario adottare specifiche misure di sicurezza ai sensi dell’art. 32 RGPD, tenendo conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento mettono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. È importante ricordare che il titolare del trattamento che non rispetta le disposizioni in materia di protezione dei dati personali previste dal RGPD è soggetto al pagamento delle sanzioni amministrative pecuniarie previste dall’art. 83 del medesimo regolamento europeo.

Management dei contributi

L’organizzazione pratica delle attività di consultazione è un aspetto rilevante per la buona riuscita della gestione dei contributi. L’amministrazione deve costituire un gruppo di lavoro, nell’ambito delle risorse umane e finanziarie disponibili, che abbia le giuste competenze (per esempio, giuridiche, tecniche, statistiche, di comunicazione e attinenti alla materia oggetto di consultazione) per sostenere la raccolta, l’elaborazione dei contributi e le istruttorie necessarie. A seconda dello strumento di consultazione impiegato, la raccolta può essere più o meno agevole. Nei casi in cui le osservazioni confluiscano automaticamente in un unico luogo (per esempio, un database) la loro raccolta è un’attività che non richiede particolare impegno e che si presta immediatamente alla successiva fase di analisi quantitativa e qualitativa. Nei casi invece, in cui l’iniziativa non ricorra a strumenti di collezione automatica delle osservazioni (come, per esempio, accade per gli incontri dal vivo o per le raccolte di contributi cartacei o attraverso allegati alle email) è necessario prevedere che parte delle risorse previste per la consultazione sia impiegata per sistematizzare i contributi raccolti e prepararli all’analisi. Anche in presenza di contributi testuali provenienti, per esempio, da domande a risposta aperta, l’uso di database o fogli di calcolo consente di organizzare meglio i contributi per categorie di appartenenza e posizioni espresse e di procedere più agevolmente alla loro quantificazione, anche in relazione alle caratteristiche dei rispondenti. In presenza di grandi numeri, strumenti automatici di analisi testuale possono essere impiegati per velocizzare una prima lettura dei contributi testuali e aiutare l’amministrazione nell’individuare i temi da affrontati. Una volta raccolti i contributi, l’amministrazione deve procedere alla loro lettura e analisi. A tal fine, una lettura preliminare consente di classificare i contributi per temi, posizioni e altre categorie rilevanti in funzione degli obiettivi della consultazione. Successivamente, si procede ad approfondire le questioni emerse, al fine di verificare la fattibilità dei contenuti e valutare se procedere o meno al loro recepimento nel processo decisionale. L’analisi delle osservazioni e le elaborazioni statistiche che accompagnano le istruttorie, indispensabili per la redazione dei report sugli esiti, sono attività particolarmente delicate perché possono essere soggette a interpretazione da parte di chi le svolge. In queste fasi, l’amministrazione deve dunque assicurare la massima neutralità. Nel caso delle consultazioni che prevedono il confronto tra i partecipanti, l’amministrazione deve prevedere, oltre alla raccolta e all’analisi dei contributi, anche funzioni di moderazione e di supporto alla discussione. Durante lo svolgimento di una consultazione, è possibile che si verifichino imprevisti che l’amministrazione deve affrontare e risolvere con tempestività. Per le consultazioni più rilevanti, si raccomanda di redigere in fase di progettazione un documento di gestione del rischio, all’interno del quale riportare le problematiche che possono verificarsi in corso d’opera. Anche in caso di consultazioni di impatto più contenuto, occorre comunque ipotizzare piani per la risoluzione degli imprevisti.

L’individuazione dei possibili rischi è strettamente correlata alle caratteristiche degli strumenti utilizzati, ai destinatari, alle risorse impiegabili e al tempo a disposizione. Un primo rischio che si può presentare consiste in un volume inatteso di contributi, che l’amministrazione non è in grado di gestire con le risorse a disposizione e nel rispetto dei tempi del processo decisionale. Per valutare la probabilità che ciò si verifichi occorre analizzare l’interesse intorno al tema sottoposto a consultazione nei soggetti interessati, media e influencer. Occorre inoltre stabilire se, tra i potenziali soggetti interessati, ci sono categorie organizzate particolarmente motivate, che possono mobilitare iscritti, affiliati o sostenitori. Occorre poi verificare se le risorse tecniche a disposizione (per esempio la banda o i server, in caso di consultazioni online; gli spazi, in caso di consultazioni dal vivo) sono adeguate in caso di volumi ampi di partecipazione. Occorre infine verificare se le risorse umane e informatiche dedicate all’iniziativa sono in grado di analizzare un grosso numero di contributi.

Può anche accadere che il processo consultivo non porti all’amministrazione contributi utili rispetto agli obiettivi prefissati. Le condizioni che possono determinare questo problema sono, per esempio l’inadeguata individuazione dei destinatari; attività di promozione non sufficiente e non mirata; elevata tecnicità del tema oggetto di consultazione; errata formulazione dei quesiti. È possibile che alla consultazione partecipi soprattutto o soltanto una determinata categoria di soggetti interessati, in grado di fornire all’amministrazione dati e informazioni molto numerosi, ma comunque parziali. Per evitare che ciò accada, occorre prestare particolare attenzione alla promozione dell’iniziativa e all’individuazione degli stakeholders e intraprendere nuove iniziative di comunicazione, anche in corso d’opera, per ampliare la platea dei soggetti rappresentati nel processo di consultazione. È altresì necessario verificare che la scelta degli strumenti sia effettivamente adeguata rispetto al complesso dei destinatari e ricorrere, nel caso, a ulteriori strumenti che includano maggiormente i destinatari. Un ulteriore problema connesso alla consultazione consiste nel rallentamento del processo decisionale: la gestione delle iniziative può imporre all’amministrazione un notevole impegno, soprattutto per quanto riguarda l’analisi delle osservazioni e il loro accoglimento. Per evitare questo rischio occorre selezionare gli strumenti più idonei rispetto all’obiettivo e ai tempi. Durante la consultazione, la promozione dell’iniziativa deve proseguire, anche al fine di trovare soluzioni ai problemi possibili. Attraverso adeguate attività di comunicazione, l’amministrazione può: favorire l’ingresso nel processo di soggetti sottorappresentati; fornire informazioni sugli eventuali problemi tecnici intervenuti; fornire aggiornamenti rispetto al volume e ai temi dei contributi pervenuti; moderare i commenti.

Rendicontazione e valutazione

La fase di rendicontazione degli esiti è uno dei pilastri del principio di trasparenza del processo di consultazione e comporta per l’amministrazione due attività imprescindibili, la redazione di report sui risultati della consultazione e il riscontro sugli effetti che l’iniziativa ha avuto sul processo decisionale. Al termine della consultazione, il rispetto del principio di trasparenza impone che l’amministrazione pubblichi informazioni su: partecipanti - i dati sul numero, la tipologia e le categorie sociali a cui appartengono i partecipanti consente di rendere pubblica la portata della consultazione e di avere un quadro preciso della possibile rappresentatività dei suoi risultati; contributi - la pubblicazione dei contributi (anonimizzati nel caso delle persone fisiche) risponde ad un’esigenza di trasparenza su posizioni, idee e richieste emerse ed è importante per consentire a chiunque lo desideri di verificare il reale impatto dell’iniziativa sulla decisione finale. Per assicurare l’esigenza di trasparenza su posizioni, idee e richieste emerse, è possibile pubblicare i contributi pervenuti oppure anche un estratto o una sintesi dei passaggi più significativi degli stessi, al fine di consentire la verifica del reale impatto dell’iniziativa sulla decisione finale.  Il report sui risultati deve riportare i seguenti contenuti: una sintesi del processo di consultazione e dei suoi scopi; i dati sui partecipanti (numero e loro caratteristiche); le informazioni sulle risposte pervenute (numero, loro contenuto e sintesi delle posizioni emerse); i testi delle osservazioni pervenute (stralci o versioni integrali); le considerazioni dell’amministrazione rispetto ai temi e ai contenuti delle osservazioni; l’esplicitazione delle osservazioni che sono accolte. Le modalità per la pubblicazione di queste informazioni possono essere diverse. Le amministrazioni possono pubblicare un report unico, completo di dati e segnalazioni, oppure due reports diversi, uno dedicato alla partecipazione e uno dedicato ai contributi. Inoltre, si può scegliere se pubblicare a parte i testi dei contributi, opportunamente privati dei dati personali e delle informazioni capaci di identificare anche indirettamente i partecipanti alla consultazione pubblica. Per agevolare la lettura d’insieme, i contenuti dei contributi devono essere anche sintetizzati e riorganizzati per tema, posizione o altre categorie. Per ragioni di trasparenza, la redazione di reports conclusivi è necessaria anche nel caso in cui si scelgano strumenti che prevedono la pubblicazione in tempo reale dei contributi. I reports sui risultati devono essere pubblicati anche nel caso in cui la decisione non sia stata ancora presa. Nel report sui risultati è necessario che l’amministrazione dia evidenza di quali contributi sono stati recepiti nel processo decisionale. Qualora non sia in grado di darne conto in breve tempo, l’amministrazione può valutare la possibilità di predisporre successivi reports dedicati. Per assicurare l’efficacia delle attività di consultazione e valorizzare il ruolo dei soggetti interessati, è necessario procedere a una valutazione sistematica, tanto delle singole iniziative, quanto della strategia complessiva di engagement realizzata dall’amministrazione. La valutazione deve tendere, a verificare se le consultazioni raggiungono gli obiettivi prefissati, a individuare elementi di criticità e fattori di successo, e a innescare un processo di apprendimento in grado di favorire miglioramenti concreti dei processi partecipativi. Tale attività di valutazione non deve essere isolata, ma effettuata su base regolare e pianificata in anticipo, attraverso l’uso di appositi indicatori (per esempio, numero di partecipanti, numero di contributi per tipologia di partecipante, numero di contributi che hanno avuto impatto sulla decisione). L’organizzatore deve chiedersi: se sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati in fase di progettazione; qual è stato il grado di partecipazione; se vi sono categorie di soggetti che sono rimaste escluse, quali sono le ragioni della mancata partecipazione; qual è stato l’impatto dei contributi ricevuti sul processo decisionale; se i contributi pervenuti sono stati utili ad arricchire le conoscenze dell’amministrazione ed eventualmente a riconsiderare alcune delle posizioni indicate nei documenti di consultazione. Accanto alla valutazione dei singoli esercizi di consultazione, è fondamentale che la complessiva strategia di coinvolgimento posta in essere dall’amministrazione sia sottoposta a un esame periodico. Scopo di questa valutazione è individuare punti di forza e di debolezza, definire eventuali misure correttive, affinare i processi di consultazione sulla base dell’esperienza. In questa fase è utile rivolgersi anche all’esterno dell’amministrazione per chiedere ai partecipanti quale sia la loro opinione sui processi di consultazione e quali misure, a loro avviso, possono essere adottate per migliorarne l’efficacia.

COMPENDIO OPERATIVO

STEPS

Analisi del contesto:

1. Sono stati verificati i problemi connessi alla decisione;
2. Sono state mappate le informazioni a disposizione dell’amministrazione;
3. È stato valutato l’apporto che la consultazione può fornire per la formu-  
              lazione della decisione;
4. È stato verificato lo stato di avanzamento del processo decisionale;
5. Sono state individuate le risorse che possono essere impiegate per la
              Consultazione.

La redazione del piano di consultazione:

1. Sono stati individuati con precisione gli obiettivi della consultazione;
2. Sono stati individuati e selezionati i destinatari;
3. È stato verificato quali metodi e strumenti possono essere più utili per raggiungere i destinatari e gli obiettivi individuati;
4. Sono state individuate e apprestate tutte le misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, nel rispetto del principio di accountability e adottando le cautele per i dati personali dei partecipanti con riferimento:

• al rispetto dei principi in materia di protezione dei dati personali anche mediante, la minimizzazione dei dati e la pseudonimizzazione, nonché la predisposizione di un’idonea e completa Informativa in materia di protezione dei dati personali ai sensi dell'art. 13 del
  Regolamento (UE) 2016/679;
• al coinvolgimento del Responsabile per la protezione dei dati;
• all’individuazione dei ruoli e dei soggetti coinvolti nel trattamento (titolare, contitolare, responsabile esterno);
• all’effettuazione della valutazione d’impatto nei casi previsti dall’art. 35 del Regolamento (UE) 2016/679;
• alla predisposizione di idonee misure di sicurezza;
   

1. Sono stati fissati i tempi della consultazione;
2. È stata verificata l’opportunità di svolgere più fasi di consultazione;
3. Sono state progettate le attività di comunicazione;
4. Sono stati stabiliti gli indicatori per la valutazione.

Nel documento di consultazione sono stati specificati:

1. Data di apertura e data di chiusura della consultazione;
2. Oggetto (su cosa si sta consultando: argomento ed eventuali bozze di documenti su cui si richiedono i commenti);
3. Obiettivi (le motivazioni alla base della consultazione e il risultato che si
              intende raggiungere);
4. Destinatari (chi può partecipare alla consultazione);
5. Sintesi della struttura e testo delle domande del questionario;
6. Modalità per l’invio dei contributi;
7. Modalità di pubblicazione dei contributi pervenuti, nel rispetto delle cautele previste per la protezione dei dati personali dei partecipanti;
8. Uso dei contributi pervenuti;
9. Soggetto che svolge la consultazione;
10. Indirizzo di riferimento per l’invio di segnalazioni su eventuali malfunzionamenti;
11. Eventuali fasi della consultazione;
12. Informativa in materia di protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679.
     
    
    I materiali informativi di supporto:

1. Sono stati forniti ai destinatari materiali di approfondimento sul tema della consultazione.
   
   
   
   I quesiti di consultazione:
2. Sono stati adeguatamente circoscritti gli ambiti in cui i partecipanti possono intervenire;
3. Se presenti, le domande sono state formulate in modo neutro e con linguaggio chiaro, avendo cura di trovare un adeguato equilibrio fra domande a risposta aperta e domande a risposta chiusa in funzione delle caratteristiche della consultazione e degli obiettivi prefissati.

I materiali di comunicazione:

1. Sono stati preparati documenti per favorire una partecipazione informata;
2. Sono state previste attività di comunicazione utili a raggiungere anche i soggetti più difficili da raggiungere;
3. È stata comunicata l’iniziativa al portale www.consultazione.gov.it.

La gestione dei contributi:

1. È stato formato un gruppo di lavoro con competenze adeguate;
2. È stato previsto un database per facilitare la raccolta e l’analisi dei contributi;
3. Sono stati assegnati i ruoli di moderatore delle discussioni.

Le problematiche tecniche e le attività di comunicazione:

1. Sono state previste risorse adeguate o strumenti di supporto nell’eventualità di un’ampia mole di contributi, soprattutto se in testo libero;
2. Sono state previste attività di comunicazione specifiche per raggiungere soggetti sottorappresentati;
3. Sono state previste attività di comunicazione specifiche per raggiungere altri soggetti interessati alla consultazione.

Al termine della consultazione sono stati pubblicati:

1. una sintesi del processo di consultazione e dei suoi scopi;
2. i dati sulla partecipazione (numero di partecipanti e loro caratteristiche);
3. le informazioni sulle risposte pervenute (numero, loro contenuto e sintesi delle posizioni emerse) private dei dati capaci di identificare anche indirettamente i partecipanti alla consultazione pubblica;
4. i testi delle osservazioni pervenute (stralci o versioni integrali), privati dei dati personali e delle informazioni capaci di identificare anche indirettamente i partecipanti alla consultazione pubblica;
5. le considerazioni dell’amministrazione rispetto ai temi e ai contenuti delle osservazioni;
6. le indicazioni dell’amministrazione sui contributi che sono stati recepiti nel processo decisionale.

  Valutazione delle attività di consultazione:

1. È stato verificato se sono stati raggiunti gli obiettivi fissati in fase di progettazione;
2. È stato verificato se hanno partecipato tutti i soggetti interessati;
3. È stato verificato se i contributi sono stati utili;
4. È stato verificato quanti contributi sono stati accolti.

11 dicembre 2019