Approfondimento di Pietro Alessio Palumbo

Approfondimento di Pietro Alessio Palumbo                                                                                                   

ALTOLÀ alle richieste di Accesso civico agli ordini di servizio della Polizia Municipale

Pietro Alessio Palumbo

La diffusa conoscenza, derivante da un eventuale accoglimento di una richiesta di Accesso civico agli Ordini di servizio della Polizia Municipale, inerenti aspetti molto particolareggiati dell’attività lavorativa svolta, può essere fonte di “rischi” specifici per i soggetti interessati, anche considerando la possibile ricostruzione della vita e delle abitudini dei soggetti appartenenti al suddetto personale del Comune, determinando possibili ripercussioni negative sul piano personale, professionale, sociale e relazionale, sia all’interno che all’esterno dell’ambiente lavorativo.

Sulla base di queste argomentazioni il Garante privacy interpellato dal Responsabile anticorruzione di un Comune nell’ambito di una richiesta di “riesame” di un cittadino su un provvedimento di accoglimento parziale a una propria istanza di accesso civico, ha evidenziato che nella suddetta evenienza neppure un accesso parziale è possibile, persino annerendo i nominativi dei soggetti interessati.

Accesso civico e accesso tradizionale: il diverso regime di divulgabilità delle informazioni ricevute

Ai sensi della normativa sull’accesso civico, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti, “tutti” i cittadini hanno diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di ordinaria pubblicazione.

Ciò nondimeno la disciplina dispone anche che la richiesta di ostensione debba essere rigettata qualora il diniego si riveli necessario per evitare un pregiudizio, un danno concreto alla tutela della protezione di dati personali di terzi; ciò in conformità con la disciplina legislativa in materia, nazionale, ma anche euro-unitaria.

Va evidenziato inoltre che per dato personale si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile e si considera individuabile la persona fisica che può essere “distinta”, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un dato come il nome, uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale, ma anche un numero di riconoscimento, una ubicazione, persino un “nick-name” utilizzato on-line.

Nelle valutazioni da effettuare in ordine alla possibile ostensione di dati personali tramite l’istituto dell’Accesso civico, deve quindi essere tenuto in considerazione che a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della disciplina sull’Accesso “tradizionale”, i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono “pubblici” e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli, sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

Deriva che l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti coinvolti (in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai dati, informazioni o documenti) vada valutata anche alla luce di tale sistema di diffusione “generalizzato” che è proprio del nuovo istituto dell’Accesso civico.

Minimizzazione dei dati e limitazione delle finalità

Per altro verso è necessario rispettare, sempre, i principi del Regolamento UE sulla privacy quali in particolare quello della limitazione delle finalità e della minimizzazione dei dati, in base ai quali i dati personali devono essere raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità.

Le informazioni devono inoltre essere adeguate, pertinenti e limitate a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattate.

Il “rischio” per il personale della Polizia Municipale

Di tal guisa l’ostensione in argomento potrebbe determinare un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà del personale appartenente alla Polizia locale.

Si deve infatti tenere conto della tipologia e della natura dei dati e delle informazioni personali, anche di dettaglio, contenuti negli Ordini di servizio quali: turno di servizio previsto; lavoro svolto, attività da svolgere nel giorno seguente; prestazioni effettive; eventuali variazioni intervenute; dati su assenze programmate; assenze dal servizio per malattie o infortuni; posizione lavorativa del dipendente; turno di riposo; prestazione in regime di straordinario; persino permessi fruiti ai sensi della normativa sulla disabilità propria o di stretti congiunti.

Bisogna, inoltre, tener conto delle ragionevoli aspettative di “confidenzialità” del personale appartenente alla Polizia locale, in relazione al trattamento dei propri dati personali, al momento in cui questi sono stati raccolti dal Comune.

In altre parole deve ben tenersi in conto della non prevedibilità, al momento della raccolta delle informazioni, delle conseguenze derivanti dall’eventuale conoscibilità, da parte di “chiunque”, dei dati richiesti tramite l’Accesso civico.

NO anche ad un Accesso parziale

Deriva che non è possibile accordare neppure un accesso civico parziale alla documentazione in argomento, oscurando i nominati dei soggetti interessati.

Ciò in quanto a ben vedere tale accorgimento non elimina del tutto la possibilità che i dipendenti della Polizia locale possano essere “re-identificati”, anche all’interno dello stesso luogo di lavoro, tramite dati ulteriori di dettaglio e di contesto contenuti nella documentazione richiesta o mediante altre informazioni già in possesso di terzi.

Invero si considera “riconoscibile” la persona fisica che può essere identificata, non solo direttamente ma anche indirettamente; in altre parole: “ricostruttivamente”.

19 novembre 2020