Risposta al quesito della Dott. ssa Liliana Palmieri
QuesitiI servizi sociali di questo Comune ci hanno chiesto l'elenco degli over 70 per un progetto in collaborazione con una associazione che con il patrocinio del Comune e l'utilizzo di fondi europei, vogliono far pervenire a tutta la popolazione dei documenti da compilare utili dal punto di vista sanitario.
Chiedo se è possibile fornire tale elenco per questa motivazione, le norme da verificare ed a quali condizioni.
Nel caso specifico, l'elenco con i nominativi verrebbe trasmesso all'ufficio dei servizi sociali dell'ente che poi consegnerà le buste all'associazione che eseguirà soltanto l'attività di consegna. In sostanza, l'associazione svolgerebbe soltanto la funzione di consegna come fosse un postino.
Il rilascio di elenchi anagrafici è disciplinato dall’art. 34 del d.P.R. n. 223/1989, che così dispone “1. Alle amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilità, l'ufficiale di anagrafe rilascia, anche periodicamente, elenchi degli iscritti, residenti nel comune, in conformità alle misure di sicurezza, agli standard di comunicazione e alle regole tecniche previsti dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 10 novembre 2014, n. 194, e dall'articolo 58 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”.
In sostanza, il rilascio di elenchi deve soggiacere a due regole fondamentali:
1) La richiesta deve provenire da una Pubblica amministrazione (concetto che include anche il gestore del pubblico servizio)
2) La richiesta deve essere motivata da esclusivo uso di pubblica utilità.
L’accesso ai dati anagrafici sotto forma di elenchi deve necessariamente essere limitata ai soli dati strettamente necessari all’espletamento dell’attività istituzionale della pubblica amministrazione richiedente; in sostanza, i dati contenuti negli elenchi devono essere strettamente necessari e pertinenti con la funzione di interesse pubblico dichiarata dal richiedente.
L’ufficiale d’anagrafe al momento del rilascio dell’elenco deve verificare la necessarietà, pertinenza e non eccedenza dei dati richiesti rispetto alla finalità “pubblica” che il richiedente deve perseguire; tale valutazione deve essere fatta tenendo conto di quanto indicato nella richiesta di rilascio.
In particolare, nella richiesta dovrà essere chiaramente specificato l’uso esclusivo di pubblica utilità e dalla richiesta si deve ricavare la pertinenza, necessarietà e non eccedenza dei dati rispetto alle finalità perseguite.
Nella richiesta dovrà inoltre essere specificato:
Alla luce delle predette considerazioni, è evidente che l’ufficiale d’anagrafe può rilasciare legittimamente gli elenchi richiesti solo in presenza delle condizioni sopra illustrate.
La responsabilità circa il corretto trattamento dei dati forniti, nel caso specifico, all’ufficio dei servizi sociali ricade sul predetto ufficio, ferma restando la necessità di rispetto, da parte dell’ufficio anagrafe, delle condizioni e cautele sopra illustrate.
31 marzo 2021 Liliana Palmieri
Contabilità Accrual - PNRR Riforma 1.15 Ragioneria Generale dello Stato – 19 maggio 2025
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