Risposta al quesito del Dr. Fabio Venanzi
QuesitiL'Inps richiede la documentazione che attesti il servizio prestato presso il nostro Ente negli anni 1989-1991 da parte di un ex dipendente. Non sembrerebbe possibile risalire al cartaceo della documentazione richiesta per via del sisma e altre situazioni gli archivi comunali sono stati oggetto di numerosi spostamenti e ad oggi il mancato invio della documentazione richiesta a cosa espone l'ente?
C'è in alternativa un periodo di prescrizione per la tenuta di tali documenti o soluzioni alternative per adempiere alla richiesta?
La richiesta dell’Inps si fonderà al fine di verificare se un determinato rapporto intercorrente tra le parti abbia avuto la natura di rapporto subordinato o meno.
Pertanto, secondo le indicazioni fornite dall’Inps con diverse circolari (tra cui la n. 78/2019), “Le dichiarazioni ora per allora non sono idonee a provare l’esistenza del rapporto di lavoro. Le dichiarazioni delle Pubbliche Amministrazioni possono essere utilizzate per evincere la sussistenza del documento di data certa comprovante il rapporto di lavoro a condizione che siano sottoscritte dai funzionari responsabili e che non facciano un generico riferimento agli atti d’ufficio, bensì contengano la precisa indicazione del tipo di atto, della data e dell’eventuale numero di protocollo del documento stesso al fine di consentire all’Istituto la verifica dei contenuti e la conformità di questi ai requisiti previsti in materia dall’articolo 13 della legge n. 1338 del 1962.
Tenuto conto degli esiti delle attività di verifica ispettiva e dei report elaborati a completamento delle campagne di Audit sul tema, le attestazioni del Sindaco di cui al messaggio n. 2641/2014 o le attestazioni del funzionario comunale all’uopo delegato – anche quando contengano le precisazioni di cui al precedente capoverso – devono essere sempre verificate attraverso l’acquisizione della documentazione sulla cui base sono state rilasciate.
Resta sempre ferma la facoltà per l’Istituto di acquisire la documentazione sulla cui base la Pubblica Amministrazione abbia rilasciato la dichiarazione”.
Se l’ente non riuscirà a fornire la documentazione richiesta, l’Inps non procederà al riconoscimento del periodo.
In merito al periodo di conservazione, trattandosi di atti ufficiali, l’ente aveva il dovere di salvaguardia degli stessi, attesa la continuità dell’azione amministrativa.
24 settembre 2021 – Fabio Venanzi
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