Dematerializzazione, gestione e conservazione dei documenti

Dematerializzare, gestire e conservare i documenti informatici è tra le principali attività che vede coinvolte le pubbliche amministrazioni in particolare gli enti locali, chiamati quotidianamente a rispondere alle istanze dei cittadini. Quali sono le procedure previste da AgiD?

La gestione documentale
Secondo l’articolo 42 del Codice dell’Amministrazione Digitale “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.”
La dematerializzazione, pertanto, comporta l’abbandono dei documenti cartacei e dei relativi archivi, con la completa implementazione dei nuovi archivi informatici pieni e dei documenti digitali.
La gestione documentale diviene un’importante processo interno agli enti locali che consente di erogare i servizi pubblici in termini di efficienza ed efficacia.
La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione.
Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta inoltre la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici.
La gestione documentale e la relativa archiviazione dà vita a tre diverse tipologie di archivi:

• corrente: riguarda i documenti necessari alle attività correnti;
• di deposito: relativo ai documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti;
• storico: contenente i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.

Gli strumenti della gestione e conservazione dei documenti informatici
Tra i principali strumenti della dematerializzazione troviamo:

• Il protocollo informativo e gestione documentale,
• la classificazione e fascicolazione,
• la firma digitale,
• la posta elettronica certificata.

La gestione documentale e la sua conservazione, secondo una precisa classificazione e fascicolazione, avviene mediante il manuale di gestione e conservazione dei documenti informatici.
L’adozione del manuale di gestione documentale e del manuale di conservazione non risponde solo ad esigenze pratico-operative, ma rappresenta un preciso obbligo come specificato ai paragrafi 3.5 e 4.7 delle Linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Il documento informatico
Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:

1. creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud,
2. acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,
3. memorizzazione su supporto informatico,
4. generazione o raggruppamento secondo una precisa classificazione e fascicolazione.

Classificazione dei documenti informatici
La classificazione ha il fine di organizzare logicamente tutti i documenti amministrativi informatici prodotti o ricevuti da un ente nell’esercizio delle sue funzioni. L’attività di classificazione si avvale del piano di classificazione che mappa, su più livelli gerarchici, tutte le funzioni dell’ente.
La classificazione è un’attività obbligatoria nel sistema di gestione informatica dei documenti dell’Area Organizzativa Omogenea. L’A.O.O. rappresenta l’insieme di uffici caratterizzati dalla gestione coordinata e unitaria della documentazione, con il fine di svolgere la loro funzione o attività.
L’A.O.O., infatti, gestisce i flussi documentali mediante fascicoli informatici predisposti secondo il piano di classificazione e relativo piano di organizzazione delle aggregazioni documentali, definiti nel manuale di gestione e conservazione documentale.

Conservazione dei documenti informatici
Come previsto dall’articolo 44, comma 1-bis del CAD, il sistema di gestione informatica dei documenti trasferisce al sistema di conservazione i fascicoli informatici chiusi e le serie informatiche sia chiuse che non chiuse, trasferendoli dall’archivio corrente o dall’archivio di deposito. E’ in questo ambito che trova la sua collocazione il manuale di conservazione.
Di fatto, si tratta di un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Ulteriori indicazioni operative e procedurali per avviare, monitorare o aggiornare i procedimenti di dematerializzazione, gestione e conservazione dei documenti informatici senza trascurare i relativi profili di responsabilità saranno fornite nel corso del webinar “Conservazione e scambio di documenti informatici” organizzato da Halley per il giorno martedì 22 febbraio, ore 14:00-15:00.

Articolo di Pietro Salomone