Ordinanze ingiunzione

L’art. 53 del D.P.R. n. 445/2000 (T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) prevede che “1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

[…] 5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione”.

Tenuto conto di tale distinzione tra registro di protocollo e “registri particolari”, nelle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” (https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/linee_guida_sul_documento_informatico.pdf),  AGID effettua diverse specificazioni in merito alla tenuta degli stessi:

- per ciò che riguarda la formazione del documento amministrativo informatico (par. 2.4.1) “Al documento amministrativo informatico viene associato l’insieme dei metadati previsti per la registrazione di protocollo ai sensi dell’art 53 del TUDA, nonché i metadati relativi alla classificazione, ai sensi dell’articolo 56 del TUDA, e ai tempi di conservazione, in coerenza con il piano di conservazione, e quelli relativi alla relazione con l’aggregazione documentale informatica d'appartenenza. Al documento amministrativo informatico sono associati ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi o per finalità gestionali o conservative, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce, secondo quanto previsto dall’Allegato 5 alle presenti Linee guida. Sarà cura dell’Amministrazione individuare ulteriori metadati (ad es. metadati relativi al Registro giornaliero di protocollo ecc.) da associare a particolari tipologie di documenti amministrativi informatici. A tal proposito si ricorda che nel manuale di gestione devono essere riportati i metadati definiti per ogni tipologia di documento. Sono inclusi i documenti soggetti a registrazione particolare, come identificati nel manuale di gestione documentale, che comunque devono contenere al proprio interno o avere associati l’insieme minimo dei metadati previsti per il documento amministrativo informatico.”;

- per ciò che riguarda il formato della registrazione e della segnatura di protocollo (par. 3.1.4), rileva che “La registrazione di protocollo è l’insieme dei metadati che il registro di protocollo deve memorizzare, per tutti i documenti ricevuti o spediti dalla Pubblica Amministrazione e per tutti i documenti informatici che non rientrano tra le tipologie specificate dall’art. 53, comma 5 del TUDA e che non sono oggetto di registrazione particolare da parte dell’amministrazione, al fine di garantirne l'identificazione univoca e certa.”;

- per ciò che riguarda i registri e i repertori informatici (par. 3.3.3), stabilisce che “Il registro di protocollo e i registri dei documenti soggetti a registrazione particolare, i repertori, gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico in luogo dei registri cartacei sono formati attraverso la generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti che operano fra loro, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.”;

- infine, per ciò che riguarda il manuale di gestione documentale (par. 3.5, la cui adozione e pubblicazione sul sito istituzionale costituiscono un un preciso obbligo), specifica che le amministrazioni devono riportare, relativamente al protocollo informatico e alle registrazioni particolari “[…] d) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, per cui è prevista registrazione particolare ai sensi dell’art. 53, comma 5, del TUDA;  e) determinazione dei metadati da associare ai documenti soggetti a registrazione particolare individuati, assicurando almeno quelli obbligatori previsti per il documento informatico dall’Allegato 5 alle presenti Linee Guida (https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/all.5_metadati.pdf); f) i registri particolari individuati per la gestione del trattamento delle registrazioni particolari informatiche anche associati ad aree organizzative omogenee definite dall’amministrazione sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti, riconosciuti da una norma; […]”.

Sintetizzando, pertanto, se per le ordinanze ingiunzione è stato istituito e disciplinato (nel manuale di gestione documentale) un apposito registro particolare ai sensi dell’art. 53, comma 5, TUDA, ferma restando la necessità che alle stesse – quali documenti informatici - siano associati i metadati “minimi” e obbligatori stabiliti dalle Linee Guida AGID, dovrà essere utilizzato lo stesso, essendosi così determinata l’amministrazione e dovendo applicarsi quindi l’ipotesi di esclusione prevista dalla predetta norma; in mancanza di un registro particolare di tale tipologia, sarà possibile utilizzare il registro di protocollo “ordinario”, non applicandosi l’ipotesi di esclusione ex art. 53, comma 5, TUDA.

6 ottobre 2022               Alessandro Rizzo

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