Dematerializzazione atti amministrativi

La disciplina di riferimento in materia è contenuta nel CAD d.lgs. n. 82/2005 e nelle Linee guida e nei piani triennali approvati e pubblicati dall’AGID.

Quanto alla dematerializzazione, l’art. 42 del CAD dispone che le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche e delle Linee guida.

Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall’AgID, regolano tutto ciò che concerne il documento digitale, inclusa quindi la dematerializzazione documentale.

Attualmente, le regole tecniche rilevanti in tema di dematerializzazione e digitalizzazione sono quelle di cui al DPCM 22 febbraio 2013 (Regole tecniche in materia di firme elettroniche), DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche in materia di protocollo informatico), DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche in materia di conservazione), DMEF 17 giugno 2014 (regole tecniche in materia di conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti), DPCM 13 novembre 2014 (regole tecniche sui documenti informatici).

La dematerializzazione implica la validità ed efficacia probatoria dei Documenti informatici in relazione alle quali l’art. 20 del CAD dispone che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata ecc.

Tra i compiti del responsabile per la transizione digitale e difensore civico digitale, l’art. 17 del CAD annovera la pianificazione e il coordinamento del processo di diffusione, all'interno dell'amministrazione, dei sistemi di identità e domicilio digitale, posta elettronica, protocollo informatico, firma digitale o firma elettronica qualificata e mandato informatico, e delle norme in materia di accessibilità e fruibilità nonché del processo di integrazione e interoperabilità tra i sistemi e servizi dell'amministrazione e quello di cui all'articolo 64-bis.

j-bis) pianificazione e coordinamento degli acquisti di soluzioni e sistemi informatici, telematici e di telecomunicazione al fine di garantirne la compatibilità con gli obiettivi di attuazione dell'agenda digitale e, in particolare, con quelli stabiliti nel piano triennale di cui all'articolo 16, comma 1, lettera b).

Dunque, si tratta di una serie di disposizioni che s’inseriscono nell’ambito dei canoni di efficacia, efficienza ed economicità dell’attività amministrativa di cui all’art. 1 L. 241/1990 e che riguardano la valutazione della performance dell’ente, organizzativa e individuale, oltre a poter rilevare sul piano disciplinare in caso di grave e/o reiterato inadempimento alle regole di buona amministrazione.

29 novembre 2022        Eugenio De Carlo

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