Conseguenze civili e penali di un’autentica effettuata da un operatore comunale su un documento di cui non si ha la competenza

È bene da subito individuare l’ambito applicativo delle facoltà proprie del funzionario comunale incaricato dal Sindaco (e non l’Ufficiale d’Anagrafe) in relazione alla possibilità di intervenire per l’autenticazione delle sottoscrizioni.

La competenza ad autenticare sottoscrizioni non appartiene al funzionario comunale per il solo fatto d’essere tale (pubblico ufficiale o incaricato di un pubblico servizio).

Il punto di partenza legislativo, allo scopo di comprendere appieno il principio che sta alla base del potere autenticante del pubblico funzionario, è costituito dall’articolo 2703 del Codice Civile che recita «Si ha per riconosciuta la sottoscrizione autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato». Dunque il notaio è sempre autorizzato ad autenticare sottoscrizioni apposte in qualsiasi atto di qualsivoglia natura mentre il pubblico ufficiale no: egli potrà provvedervi solo in ragione di un’autorizzazione prevista da norma di legge o regolamentare o, nei casi comunque contemplati dall’ordinamento, in forza di un incarico ad egli conferito. Tali poteri, inoltre, quando riconosciuti o conferiti, non potranno essere mai riferiti alle sottoscrizioni di qualunque atto a prescindere dalla natura di quest’ultimo; bensì potranno essere esercitati esclusivamente con riguardo agli atti previsti dalle leggi di settore.

È a questo punto chiaro che, come talvolta viene impropriamente richiesto, non esiste una norma che vieta al funzionario pubblico di provvedere all’autenticazione di sottoscrizioni, proprio perché in via generale la competenza non è sua, ma solo egli potrà intervenire in forza di «speciali» autorizzazioni e, per così dire, in «casi eccezionali».

In altre parole, e per principio generale, il pubblico funzionario può compiere gli atti che la legge gli consente e non il contrario (compiere tutti gli atti che la legge non vieta).

La competenza del funzionario incaricato (o delegato, come si esprimono talune norme) dal Sindaco è regolata sostanzialmente dalle disposizioni di seguito elencate:

• l’articolo 21 del dPR 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni normative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” e pertanto istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà dirette a privati o a Pubbliche Amministrazioni/gestori di servizi pubblici ai fini della riscossione da parte di terzi di benefici economici
•  l’articolo 14 della Legge 21 Marzo 1990, n. 53 e successive modifiche ed integrazioni “Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale”;
• l’articolo 31 comma 3 lettera e) delle Legge 4 Maggio 1983, n. 184 “Autenticazione della sottoscrizione del consenso scritto, da parte degli aspiranti all’adozione, all’incontro fra questi ed il minore da adottare”;
• l’articolo 39 del Decreto Legislativo 28 Luglio 1989, n. 271 “Autenticazione della sottoscrizione di atti per i quali il codice di procedura penale prevede tale formalità”;
• l’articolo 79 comma 2 del dPR 10 Settembre 1990, n. 285, in materia di cremazione;
• Circolare del Ministero dell’Interno n. 10 del 30 Luglio 1993 per quanto riguarda atti di delega alla riscossione da parte di terzi di benefici economici;
• il dPR 8 Luglio 2005, n. 169 “Autentica della firma del votante sulla busta contenente la scheda di votazione per l’elezione degli organi di ordini professionali”;
• l’articolo 7 del Decreto Legge 4 Luglio 2006, n. 223 “Autentica della firma degli atti e delle dichiarazioni aventi ad oggetto l’alienazione dei beni mobili registrati e rimorchi o la costituzione di diritti di garanzia sui medesimi”;
• l'articolo 8, comma 7, lettera f-bis del Decreto Legge 13 maggio 2011 n. 70, nel testo integrato dalla Legge di conversione, dopo il comma 3 dell’articolo 8 della Legge 15 dicembre 1990, n. 386, ha inserito il nuovo comma 3-bis in materia di quietanze liberatorie.

Al di fuori dei casi previsti e sopra elencati, è escluso l’intervento del funzionario incaricato dal sindaco per l’autenticazione della sottoscrizione in atti che manifestano qualsiasi volontà quali, in via esemplificativa: autorizzazioni, concessioni, assensi, permessi, approvazioni, nulla osta, ammissioni, accettazioni, dinieghi, rifiuti, rigetti, rinunce, cessazioni, negazioni, procure, mandati, incarichi, affidamenti, rappresentanze, attribuzioni, attestazioni di conoscenza, atti negoziali di natura privatistica, dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile, fogli in bianco, ecc.

Pertanto in assenza di una norma che attribuisca espressamente la competenza ad intervenire al funzionario incaricato dal sindaco, ed escludendo la possibilità di estensione analogica delle norme sopra richiamate che trasformerebbero il funzionario incaricato dal sindaco in un notaio low-cost — il pubblico ufficiale dovrà astenersi dal procedere ad autenticare una sottoscrizione, pena il compimento di una attività illegittima e, pertanto, come puntualizzato da Cassazione Civile 19966/2013, nulla.

Nel caso descritto il funzionario incaricato dal sindaco non ha competenze in merito all’autentica della sottoscrizione in quanto trattasi di atti negoziali di natura privatistica e pertanto qualora eseguita è nulla, come non apposta.

Non si riscontrano conseguenze penali relativamente all’autentica della firma, ma vi potrebbero essere conseguenze dal punto civilistico qualora la parte interessata volesse portare in giudizio il pubblico ufficiale.

11 Maggio 2023            Andrea Dallatomasina

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