Protocollazione in entrata

La risposta al quesito si basa su una precisazione che aiuti a focalizzare il problema, ovvero sulla circostanza che i dipendenti assegnati all’Ufficio protocollo siano assegnati e preposti ai compiti di protocollazione in maniera continuativa e prevalente, secondo le varie modalità individuate dai livelli di accesso a cui gli stessi sono autorizzati (protocollazione riservata o meno, etc).

Ciò non toglie che anche altri operatori comunali possono essere abilitati, da parte del Dirigente competente, a compiti di protocollazione, purché con “categoria contrattuale” compatibile e ove siano in possesso dei requisiti di esperienza, capacità ed affidabilità a garanzia dell’incarico. In particolare, gli addetti al protocollo devono fornire garanzia di possedere un’adeguata conoscenza del manuale di gestione informatica e documentale dell’ente di appartenenza, oltre che una conoscenza operativa dell’applicativo.

Inoltre, gli stessi devono essere forniti di adeguate istruzioni e prescrizioni generali in materia di trattamento dei dati personali compreso il profilo della sicurezza.

Si tratta di una scelta che rientra nell’autonomia organizzativa del dirigente di riferimento che dispone delle risorse umane in modo da garantire una gestione economica, efficace ed efficiente dei servizi che coordina.

Il caso prospettato è quello tipico degli addetti agli uffici di segreteria di organi apicali i quali, oltre a svolgere le ordinarie funzioni di segreteria, all’occorrenza e in maniera occasionale, soprattutto a fronte di orari prolungati non coperti ordinariamente dagli uffici protocolli, si occupano anche di compiti di protocollazione.

15 Maggio 2023            Elena Conte

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