Dematerializzazione e documentazione cartacea

L’art. 42 del CAD dispone che le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle Linee guida.

L’AgID definisce la dematerializzazione come “il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata – all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private – e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico”.

La dematerializzazione nella pubblica amministrazione richiede processi innovativi e strumenti tecnologici.

È importante sottolineare che il processo di dematerializzazione non coincide meramente con la “scomparsa della carta” in favore del supporto digitale, o almeno è corretto dire che ciò non è possibile per tutte le tipologie di documenti e di aggregati documentali. Bensì il termine “dematerializzazione” va inteso nel senso più ampio di progressivo assorbimento di determinati documenti all’interno di sistemi documentali digitali, al fine di agevolare la gestione documentale.

 Si tratta di un processo sempre più tendenziale e spinto dalle fonti di finanziamento statali (v. in tema di ANPR) ed europee, specie del PNRR di cui la digitalizzazione costituisce una delle direttrici fondamentali.

Particolarmente nel settore demografico il ricorso alla dematerializzazione è sancito sia dalla legge che dalle istruzioni ministeriali. In tale senso già l’art. 23, comma 1, del d.P.R. n. 223/89 (Regolamento anagrafico), modificato dall’art. 1, lett. i), del decreto del Presidente della Repubblica n. 154 del 30 luglio 2012, ha eliminato la necessità di richiedere un’apposita autorizzazione del Ministero dell’Interno, d’intesa con l’Istat, nei casi in cui il Comune intenda adottare un sistema esclusivamente informatizzato di gestione dell’anagrafe, mentre resta necessaria l’autorizzazione per lo schedario elettorale. Inoltre, la circolare del Ministero Interno n. 23 del 14 settembre 2012, ha precisato che: “Pertanto, a decorrere dalla data di entrata in vigore della disposizione in argomento, i comuni potranno abbandonare lo schedario cartaceo, senza necessità di acquisire la preventiva autorizzazione di questo Ministero, a condizione che i sistemi informatici di gestione dell’anagrafe assicurino l’adozione delle misure di sicurezza indicate dal comma 2 del citato art. 23. Tale modifica, in linea con gli obiettivi di semplificazione indicati dal legislatore, è coerente con la vigente disciplina in materia di gestione informatizzata dei documenti amministrativi”.

27 novembre 2023        Eugenio De Carlo

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