La notifica digitale dei decreti di acquisto della cittadinanza italiana

Dal 1° febbraio 2024, la notifica dei decreti di acquisto della cittadinanza italiana (ai sensi dell'articoli 9 e 5 della legge 91/1992) avverrà esclusivamente tramite la Piattaforma Notifiche Digitali di PagoPA s.p.a., disciplinata dall’art. 26 del decreto- legge 16 luglio 2020, n. 76, convertito dalla legge n. 120/2020.
Prima di occuparci della novità soffermiamoci brevemente sul procedimento che conduce all'emissione del decreto, che deve essere ufficialmente comunicato al cittadino affinché questo possa giurare di fronte all'ufficiale di stato civile, nel termine di 6 mesi dalla data della notifica del decreto stesso.

Il decreto di acquisto della cittadinanza italiana viene emesso nei seguenti casi:

• ai sensi dell'art. 9 della legge n. 91/1992 la cittadinanza può essere richiesta dagli stranieri (cittadini extracomunitari, appartenenti all'Unione Europea o apolidi), che risiedono in Italia ininterrottamente per un numero di anni variabile a seconda della fattispecie considerata (ad esempio10 anni per gli extra-comunitari, 4 anni per i cittadini comunitari, 5 anni per gli apolidi, i rifugiati, eccetera). Devono essere, inoltre, in possesso di determinati requisiti: in particolare il richiedente deve dimostrare di avere redditi sufficienti al sostentamento, di non avere precedenti penali, di non essere in possesso di motivi ostativi per la sicurezza della Repubblica. Questa modalità di acquisto della cittadinanza è definita “per residenza” proprio perché il denominatore comune delle diverse modalità di acquisto è la residenza;
• ai sensi dell'art. 5 della legge n. 91/1992 si può diventare cittadini italiani anche “per matrimonio”. Tale modalità di acquisto consiste nell’attribuzione della cittadinanza al coniuge straniero o apolide di cittadino italiano dopo una residenza legale in Italia di almeno due anni, o dopo tre anni di matrimonio se residente all’estero, sempre che alla data del decreto di acquisto della cittadinanza non sia intervenuto lo scioglimento, l’annullamento, la cessazione degli effetti civili del matrimonio o la separazione personale dei coniugi. I citati termini sono ridotti della metà in presenza di figli nati o adottati dalla coppia. A seguito dell’entrata in vigore della legge n. 76 del 20 maggio 2016, al matrimonio sono equiparate le unioni civili tra persone dello stesso sesso e pertanto anche gli uniti civilmente possono presentare domanda.

Chi: le autorità che emettono il decreto
La cittadinanza per residenza è concessa con decreto del Presidente della Repubblica. Il decreto di concessione è espressione di un potere caratterizzato da un’ampia discrezionalità, al quale corrisponde la giurisdizione del giudice amministrativo in caso di contestazione della sussistenza dei requisiti e conseguente ricorso del cittadino straniero.
A seguito della direttiva del Ministro dell’Interno del 7 marzo 2012, la cittadinanza per matrimonio viene attribuita con decreto del Prefetto della Provincia di residenza dell’interessato. Nel caso in cui lo straniero sia residente all’estero, l'istanza è rivolta al Consolato Italiano del Paese di residenza e la cittadinanza verrà concessa con decreto del Capo del Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione. 

Cosa fare: la domanda di acquisto della cittadinanza italiana
La richiesta di cittadinanza italiana deve essere presentata dal cittadino straniero tramite la procedura on- line, alla quale si accede unicamente sul sito ufficiale del Ministero dell’Interno - Dipartimento delle Libertà Civili e l’Immigrazione, oppure tramite l’applicazione IO.
Dal 31 gennaio 2019 l'accesso al Portale Servizi - Ali Cittadinanza, può avvenire unicamente mediante credenziali SPID. 
Tale modalità di accesso risponde agli obblighi già previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale implementati dal decreto semplificazione n. 76/2020.
Questo processo semplifica e accelera la gestione delle domande attraverso l'utilizzo di strumenti telematici, riducendo la necessità di procedure cartacee e accelerando le fasi di analisi e verifica. 

Ecco una breve spiegazione del processo: 

• Invio telematico della domanda: I cittadini inviano le domande telematicamente attraverso la piattaforma denominata ALI (Archivio Lavori Informatizzati) del Ministero dell'Interno. Devono allegare le scansioni integrali degli atti formati dalle autorità del Paese di origine (atto di nascita e certificato penale, legalizzati/apostillati e tradotti a termini di legge), del documento di identità italiano e di ogni altro documento richiesto. A partire dal 25 maggio 2022 è possibile effettuare il pagamento dell'imposta di bollo di 16 € nonché del contributo di 250€ tramite PagoPA direttamente dal portale, contestualmente alla presentazione della domanda (circolare Ministero Interno Direzione Centrale Per i Diritti Civili, la Cittadinanza e le Minoranze n. 4386 del 20-05-2022).
• Esame iniziale da parte dell'operatore: Un operatore si connette a questa piattaforma e esamina le domande pervenute, verificando la correttezza della documentazione allegata. L’identificazione digitale consente invero di fare a meno della presenza dell’interessato negli Uffici di Prefettura e di procedere alla verifica in via esclusivamente informatica della regolarità degli atti prodotti, con indubbio vantaggio di semplificazione e snellimento degli adempimenti in capo alle Autorità riceventi. Dal 13 gennaio 2021 il sistema "CIVES" consente la gestione informatizzata delle istanze di conferimento della cittadinanza italiana. La circolare del ministero dell'Interno n. 3250 del 12-05-2021 ha specificato i vantaggi della piattaforma CIVES: “La definizione in back-office dell’istruttoria presenta infatti i vantaggi indubbi di evitare gli onerosi compiti di ricezione dell’utenza, di assolvere le necessità di distanziamento sociale, di prevenire l’accumulo – e il potenziale smarrimento – di materiale cartaceo, di organizzare con maggiore speditezza la conclusione delle istruttorie di competenza, di rispettare i tempi procedimentali, anche abbreviati, di garantire effetti deflattivi del contenzioso all’intera macchina amministrativa”. 
• Accettazione della domanda: Se l'operatore conferma la regolarità dell'istanza, accetta la domanda. In questo momento, la domanda viene trasferita telematicamente sul sistema di gestione informatizzata dei procedimenti (CIVES).
• Assegnazione di un numero di protocollo: Il sistema attribuisce automaticamente un numero di protocollo alla domanda. Il codice K10 viene utilizzato per le istanze ex art. 9 e K10C per le istanze ex art. 5.
• Comunicazioni all'interessato: Il sistema invia un'email all'interessato, informandolo dell'avvio del procedimento amministrativo. L'email include le istruzioni per consultare il portale online. Il Ministero specifica nella circolare n. 3250 del 12-05-2021: “Tutte le comunicazioni con l’interessato dovranno avvenire tramite CIVES attraverso la funzionalità della comunicazione informatica, che consente di notificare atti e documenti all’interessato, evitando la sua convocazione in presenza negli Uffici o l’utilizzo di modalità cartacee, quali l’invio della raccomandata con ricevuta di ritorno, in contrasto con la previsione della totale digitalizzazione del procedimento di cittadinanza. Attraverso l’esclusivo canale informatico verranno quindi forniti i preavvisi di inammissibilità o di diniego dell’istanza di cittadinanza, le risposte alle richieste di accesso agli atti del procedimento, le notifiche dei provvedimenti conclusivi di concessione.  A tal fine si precisa che l’indirizzo e-mail dichiarato sul portale ALI al momento dell’inoltro della domanda on line costituisce domicilio eletto, ai sensi dell’art. 47 del codice civile.” La Direzione Centrale per i diritti civili la cittadinanza e le minoranze ha inoltre attivato il collegamento con “IO APP”, applicazione scaricabile su smartphone, principale punto di contatto digitale con la P.A., destinato a garantire trasparenza e informazione ai richiedenti sull’andamento della pratica e a consentire una più rapida interazione con gli Uffici nella definizione del procedimento. Per ricevere l’avviso di cortesia sull’app IO, il richiedente deve attivare il servizio “SEND - Notifiche digitali” presente all’interno dell’app nella sezione “Servizi – IO - L’app dei servizi pubblici”. 
• Conclusione del procedimento- notifica del decreto: per le domande presentate a partire dal 20 dicembre 2020 il termine massimo di conclusione dei procedimenti di concessione della cittadinanza italiana viene ridotto in ventiquattro mesi prorogabili fino ad un massimo di trentasei mesi, ai sensi dell’art. 4, comma 5 del D.L. 21 ottobre 2020, convertito con modificazioni dalla legge 18 dicembre 2020, n. 173.  Il Ministero specifica nella circolare n. 3250 del 12-05-2021: Le notifiche dei provvedimenti, siano essi di concessione o di reiezione, devono essere effettuate con tempestività per concludere l’iter concessorio. Infatti situazioni pendenti possono determinare contenziosi e conseguenti responsabilità erariali in caso di ritardi ingiustificati.... A tal fine, si ritiene utile specificare che per il perfezionamento della notifica è sufficiente anche l’attestazione di compiuta giacenza, e che, in caso di irreperibilità o di indirizzo sconosciuto, i Comuni potranno procedere ai sensi dell’art. 140 ovvero 143 c.p.c., comunicando alle Prefetture la conclusione dell’adempimento. Trascorsi sei mesi da tale comunicazione, il relativo procedimento di cittadinanza potrà essere concluso con la decadenza per mancato giuramento. Il sistema informatico consente anche di procedere alla notifica digitale del provvedimento. Si consiglia in particolare di utilizzare tale modalità soprattutto per notificare i provvedimenti di concessione al fine della velocizzazione del procedimento. 
• In sostanza non è sufficiente ai fini dell'acquisto della cittadinanza che venga emesso il relativo provvedimento a cura delle autorità competente, ma affinché si producano gli effetti di tale concessione, occorre che il cittadino si presenti davanti all'ufficiale di stato civile del comune di residenza, per rendere il giuramento, prescritto dall'art 10 della legge n. 91/1992, entro 6 mesi dalla data della notifica del decreto stesso. Il giuramento è l'atto che rende efficace l'acquisto della cittadinanza italiana, senza il quale, malgrado l'emanazione del decreto il cittadino non potrà diventare italiano.

Prima ancora della definizione della data del giuramento occorre che al cittadino venga notificato il decreto emesso secondo le modalità summenzionate.

Che cosa è la notifica?
La notifica è un procedimento disciplinato puntualmente dal codice di procedura civile, con il quale si porta a conoscenza di una persona un atto particolarmente importante che, proprio in ragione di tale importanza, richiede il rispetto di un iter stabilito dalla legge compiuto da un soggetto abilitato.

Come funziona la notifica tramite la Piattaforma Notifiche Digitali? (PND)
Il Ministero dell'interno Direzione Centrale per i Diritti Civili, la Cittadinanza e le Minoranze con circolare, rivolta alle Prefetture, ha esplicitato come dovrà essere affrontato l’intero procedimento di notifica dei decreti relativi alla cittadinanza (che siano di accoglimento, di respingimento o di inammissibilità delle domande di concessione): verranno utilizzate le funzionalità messe a disposizione da PND, la Piattaforma Notifiche Digitali gestita da PagoPA s.p.a.
La Piattaforma Notifiche Digitali è una piattaforma digitale che persegue il fine di digitalizzare la comunicazione tra Pubblica Amministrazione ed utenti, semplificando il processo di invio, consegna e notifica delle comunicazioni pubbliche a cittadini ed imprese. È gestita per legge da PagoPA s.p.a., che ha proceduto ad integrare tale Piattaforma con il sistema CIVES - l’applicativo informatico che consente la gestione informatizzata delle istanze di conferimento della cittadinanza italiana.

Chi è competente a notificare il decreto?
La competenza della notifica dei decreti di cittadinanza a seguito della loro emanazione è disciplinata dal DPR 362/1994 art. 4 che recita: “Ai fini previsti dall'articolo 7 del regolamento emanato con decreto del Presidente della
Repubblica 12 ottobre 1993, n. 572 (regolamento acquisto della cittadinanza italiana), il decreto del Ministro è immediatamente trasmesso
all'autorità che ha ricevuto la domanda”
Tale disposizione legislativa non è stata modificata, per cui l'autorità competente ad eseguire la notifica è, ed è sempre stata, l'autorità alla quale è stata rivolta la domanda di acquisto della cittadinanza quindi Ministero Interno e Prefetture.
Per un certo periodo di tempo, invece, la notifica era stata affidata ai Comuni; in realtà era invalsa una prassi non coerente con la normativa, per la quale le Prefetture inoltravano i decreti agli ufficiali di stato civile ai fini della notifica.
Ovviamente le Prefetture avrebbero dovuto inviare il decreto all'ufficio messi comunali e non all'ufficiale di stato civile, il quale, per sua funzione, non svolge attività di notifica se non specificatamente incaricato dal Sindaco e previo superamento di corso abilitante.
Spesso, quindi, si era intesa la notifica come semplice comunicazione e trasmissione a mano da parte dell'ufficiale di stato civile del decreto stesso, mal applicando la legge.
Ad oggi la disciplina è chiara: la circolare del Ministero dell'interno – direzione centrale per i diritti civili cittadinanza e le minoranze del 10 novembre 2023 detta le linee guida sulla gestione della piattaforma, regolamentata dall'art 26 del DL  16 luglio 2020, n. 76 convertito in legge 11 settembre 2020, n. 120 e dai decreti attuativi del Ministero per l'innovazione tecnologica e transizione digitale 8 febbraio 2022 e 30 maggio 2022. 
Le notifiche digitali sono automaticamente eseguite dal sistema informatico, l'ufficiale di stato civile non deve eseguire alcuna attività di notifica, ma dovrà solo verificare attraverso un portale, che vedremo in seguito, la data di avvenuta notifica per il calcolo dei sei mesi entro i quali il cittadino deve presentarsi per rendere il giuramento.
La circolare illustra:

1. le modalità di caricamento sulla piattaforma dei decreti da notificare a cura delle Prefetture e la documentazione che viene generata automaticamente dalla piattaforma;
2. i processi di notificazione in via digitale e analogica nel caso in cui quella digitale non vada a buon fine;
3. gli adempimenti a carico del cittadino destinatario della notifica;
4. gli adempimenti a carico dei Comuni nei quali il cittadino dovrà prestare il giuramento entro i 6 mesi dalla notifica.

1) Caricamento dei decreti in piattaforma da parte delle prefetture
Il decreto emesso dovrà essere notificato all'interessato: le Prefetture tramite il sistema CIVES (il sistema informatico di gestione delle istanze di cittadinanza) invia il decreto sulla piattaforma, sarà poi la PND (Piattaforma Notifiche Digitali) a gestire il processo di notificazione. 
Le Prefetture devono:

• controllare che il decreto corrisponda alla persona cui il decreto deve essere notificato;
• verificare la completezza e l'esattezza del domicilio fisico del richiedente, altrimenti la procedura di notifica viene bloccata, poiché in caso di assenza di notificazione digitale alternativamente deve essere esperita la notifica analogica;
• caricare il decreto mediante la modifica sul sistema CIVES del “cambio stato pratica”.

Concessa decreto inviato per notifica a piattaforme notifiche
Respinta decreto inviato per notifica a piattaforme notifiche
Inammissibile decreto inviato per notifica a piattaforme notifiche
Il sistema genera in automatico un messaggio sulle azioni di controllo che la prefettura deve operare come sopra evidenziato.
Con la trasmissione del decreto sulla piattaforma le Prefetture hanno assolto al dettato normativo di cui all'art 7 del dpr 572/1993, poiché l'azione della Prefettura determina l'automatico invio alla Piattaforma (PND) della richiesta di presa in carico della notificazione.
La PND genera un codice univoco identificativo della notifica (I.U.N.)

2) Processo di notificazione
Una volta che le Prefetture caricano sul portale CIVES il decreto e cambiano lo stato della pratica, la PND integrata procede in automatico alla notifica del decreto.

a) notifica digitale:
il sistema tenta 2 volte l'invio digitale (il secondo dopo 7 giorni di mancata ricezione) della notifica all'indirizzo di:

• un domicilio digitale generale ovvero un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) registrato in INAD (il registro pubblico dei domicili digitali), oppure
• un domicilio di piattaforma ovvero indirizzo PEC già inserito su PND; oppure
• un domicilio digitale speciale ovvero un indirizzo PEC già indicato nel sistema CIVES e da questo automaticamente comunicato alla PND.

se la notifica ha esito positivo poiché il sistema riesce a raggiungere una delle PEC summenzionate, il sistema genera un avviso di avvenuta ricezione (AAR) che contiene:

• l'informazione al cittadino della notifica del decreto
• il link, anche attraverso un qr code, a cui accedere per reperire il decreto
• l'indicazione dell'IUN (identificativo univoco di notificazione) generato dalla piattaforma, l'oggetto della notifica comprensivo del K/10 identificativo del decreto notificato. 

La notifica si perfeziona il 7° giorno alla data di consegna in uno dei domicili digitali dell'Avviso Avvenuta Ricezione (AAR)
Se la notifica ha esito negativo poiché il sistema non riesce a raggiungere una delle PEC in quanto satura, errata o inesistente, il sistema genera un avviso di mancato recapito (AMR) depositato in piattaforma.
La notifica si perfeziona il 15° giorno alla data di deposito sulla piattaforma dell'Avviso Mancato Recapito (AMR)
Nel caso in cui l'interessato non avesse un domicilio digitale, la piattaforma notifiche digitali procede a notificare il decreto in modalità analogica.

b) notifica analogica: 
il sistema inoltra al destinatario una raccomandata semplice, che non ha valore di notificazione, ma ha il valore di informare il cittadino della presenza sulla piattaforma di una notifica nei suoi confronti. La raccomandata, infatti, contiene l'avviso di avvenuta ricezione (AAR)
La raccomandata sarà inoltrata all'indirizzo fisico indicato nel portale CIVES, e in caso di fallimento il sistema controllerà anche su ANPR (anagrafe della popolazione residente) un eventuale altro indirizzo cui inoltrare la raccomandata.
La notifica si perfeziona il 10° giorno il ricevimento della raccomandata A/R da parte del destinatario
Nel caso di irreperibilità assoluta non avendo alcun indirizzo fisico cui far recapitare la raccomandata A/R che contiene l'Avviso di Avvenuta ricezione (AAR), quest'ultimo è depositato sulla piattaforma. Tale deposito sostituisce l'avvenuta affissione presso la casa comunale e si perfeziona il 10° giorno dal deposito dell'AAR in piattaforma. 
La notifica si perfeziona, comunque, mediante accesso del cittadino alla Piattaforma per presa visione del documento, per cui si intende perfezionata la notifica anche in una data antecedente alle tempistiche di notifica digitale o analogica disciplinate per legge come sopra esposte. 
Sulla piattaforma la documentazione resterà in ogni caso a disposizione del richiedente per un termine massimo di 120 giorni dal perfezionamento della notifica.
I cittadini in ogni caso potranno accedere alla piattaforma notifiche digitali attraverso gli strumenti di identità digitale (SPID o CIE) in loro possesso o, nel caso in cui ne fossero sprovvisti, recandosi presso un ufficio postale.
Nel caso in cui il cittadino non fosse in possesso né di domicilio digitale (PEC) né di SPID né di CIE, può recarsi con la lettera raccomandata nella quale è contenuto l'AAR all'ufficio postale che fa parte della Rete di Assorbimento Digital Divide (RAAD).

3) Adempimenti a carico del cittadino
A seguito del perfezionamento della notifica che potrà avvenire per via digitale, analogica o presa visione, il cittadino ha 120 giorni per scaricare il decreto 
Egli deve presentarsi al comune di residenza entro sei mesi dalla data della notifica del decreto esibendo in formato cartaceo:

• il decreto;
• l'avviso di avvenuta ricezione (AAR) che contiene il numero identificativo K10 del decreto e lo IUN. 

4) Adempimenti a carico del comune
L'ufficiale di stato civile competente è quello del comune di residenza del cittadino che ha richiesto la cittadinanza.
L'ufficiale di stato civile prima della fissazione della data del giuramento deve:

• accertare che il cittadino esibisca in formato cartaceo il decreto e l'avviso di avvenuta ricezione (AAR);
• verificare che il numero di classifica k/10 del decreto coincida con quello riportato nell'oggetto dell'avviso di avvenuta ricezione;
• accedere al portale ALI tramite SPID o CIE e si aprirà “Servizio di verifica della data di notifica di un decreto di concessione della cittadinanza ai fini del giuramento”;
• inserire i campi Provincia, Comune (presso il quale si presta servizio) IUN (rilevabile dall’Avviso di Avvenuta Ricezione) che ha consegnato il cittadino;
• cliccare il tasto “verifica”.

Il servizio comunica l’esito della verifica.
Nello specifico, il sistema restituirà lo Stato notifica che può essere presentato come:

• Notifica in corso (in questo caso il campo data e ora di notifica sarà vuoto);
• Notifica presa visione per il destinatario (il richiedente ha preso visione del decreto);
• Notifica perfezionata per il destinatario (la notifica è avvenuta per decorrenza dei termini);
• Notifica annullata dall’Amministrazione (in questo caso il campo data e ora di notifica sarà vuoto).

Indipendentemente dalla modalità di notifica avvenuta, dalla data indicata nel campo “data e ora di notifica” si potranno calcolare i 6 mesi entro i quali dovrà avvenire il giuramento.

Il Ministero specifica che l'adozione della PND e l'interscambio delle informazioni tra la stessa e la piattaforma CIVES e ANPR eviterà sia alle Prefetture che ai Comuni di dover trasmettere al Ministero dell'Interno la conclusione dei loro procedimenti.

Occorre sottolineare che l'ufficiale di stato civile non ha alcun ruolo nelle fasi di notifica sopra descritte: egli non è abilitato ad entrare né nella piattaforma CIVES né nella piattaforma PND. Le attività dell'ufficiale di stato civile, nel processo di cittadinanza, attengono al recepimento del giuramento e alla trascrizione del decreto. 
L'ufficiale di stato civile, non riceverà in alcun modo il decreto in maniera anticipata o preliminare dalle delle Prefetture, ma prenderà visione dello stesso insieme all'avviso di ricezione avvenuta (AAR) in cui ci sono tutti gli estremi per poter accertare la data di notifica.

Articolo di Tiziana Piola

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Già Segretario Comunale, esperto in attività notificatoria, Data Protection Officer (DPO)