Archivio cartaceo e digitalizzato dei fascicoli elettorali

Ripercorriamo velocemente la “storia” dei fascicoli elettorali:

La circolare 2600/L del 1986 del Ministero dell’Interno, par. 73, riguardo i fascicoli elettorali prevedeva:
“Per comprovare, pertanto, in qualsiasi sede e momento, la legittimità di ogni iscrizione nelle liste, è necessario che i singoli fascicoli personali siano corredati dai seguenti documenti:
1) estratto dell’atto di nascita;

2) certificato penale;

3) certificato di residenza;

4) certificato di cittadinanza.

Nei fascicoli dovranno essere conservati, inoltre, l’eventuale sentenza della Corte d’appello, la domanda per i connazionali residenti all’estero, le comunicazioni concernenti l’interessato pervenute dagli uffici anagrafe e stato civile o da altro comune ecc.
Si precisa che i certificati di residenza e cittadinanza possono essere rilasciati dal sindaco anche cumulativamente, a mezzo di un unico attestato.”

Successivamente la circolare del Ministero dell’Interno n. 43/2014, emanata a seguito dell’entrata in vigore del DL 5/2012 e del DM 12.02.2014, ha illustrato come dare attuazione all’obbligo di  trasmettere telematicamente, a partire dal 1° gennaio 2015, dopo le cancellazioni dalle proprie liste elettorali, ai  Comuni di immigrazione, il nuovo modello 3d in formato .xml, senza più inviare per posta il modello  cartaceo e il fascicolo personale dell’elettore (come era previsto dalla circolare 2600/L). Il modello 3d in formato .xml sostituisce sia il vecchio modello 3-D/a (e 3-D/b di ricevuta), nonché il fascicolo personale dell’elettore.  Nel tracciato .xml, infatti, vi sono numerosi campi obbligatori che vanno riempiti con la massima cura e attenzione: cognome, nome, CF, possesso dell’elettorato attivo, sesso, anno di nascita, etc.

La circolare precisa inoltre che “ogni ufficio elettorale costituirà, con apposito applicativo informatico, un archivio dei fascicoli personali elettronici degli elettori; in ognuno di tali fascicoli dovrà essere inserita digitalmente…l’eventuale altra documentazione concernente l’interessato e significativa per la sua posizione elettorale, previa diretta acquisizione in forma digitale o scannerizzazione (ad esempio comunicazioni provenienti dagli uffici di anagrafe o stato civile, accertamenti effettuati presso altri comuni, corrispondenza intercorsa con l’Autorità giudiziaria o l’Autorità di P.S., copia degli atti notificati, etc.)”

L’intento della riforma normativa e della circolare 43/2014 è certamente quello di semplificare le procedure per mezzo dell’informatizzazione, evitando di conservare la medesima documentazione sia in cartaceo che in modalità digitale.

È auspicabile, quindi, che ogni Comune non tenga più un archivio cartaceo dei fascicoli ma solo l’archivio digitalizzato come previsto dal Ministero.

12 Febbraio 2024          Elena Turci

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