Processo Civile Telematico davanti al Giudice di Pace in Opposizione a Sanzioni Amministrative

Il processo civile telematico (PCT) rappresenta un'evoluzione significativa nel contesto della giustizia italiana, permettendo la gestione informatizzata degli atti giudiziari. La Riforma Cartabia (D.Lgs. n. 149/2022) stabilisce che, dal 30 giugno 2023, tutti gli atti rivolti agli Uffici del Giudice di Pace devono essere depositati telematicamente all’interno dei sistemi del Processo Civile Telematico. I funzionari delegati delle Pubbliche Amministrazioni possono continuare a depositare le comparse di costituzione e risposta ma, a differenza del previgente deposito cartaceo (o a mezzo Pec ove consentito) presso la Cancelleria del Giudice di Pace di riferimento, devono farsi abilitare ed autorizzare alla gestione del PCT. Infatti, l’art. 35 del D.Lgs. n. 149/2022 stabilisce che le disposizioni concernenti il deposito telematico “si applicano ai dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente”. E’ evidente, quindi, che le pubbliche amministrazioni debbano necessariamente dotarsi degli strumenti informatici necessari per procedere con il deposito telematico.

Riferimenti Giuridici e Scopi del PCT
Riferimenti Normativi
Il quadro normativo del PCT è delineato principalmente dal Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla Legge 17 dicembre 2012, n. 221, e dal Decreto Ministeriale 21 febbraio 2011, n. 44 nonché dal Provvedimento del 28 dicembre 2015 (modifiche alle specifiche tecniche ex art. 34 D.M. 44/2011). Questi decreti stabiliscono le regole tecniche per l'implementazione del PCT, includendo disposizioni specifiche per il deposito telematico degli atti.

Scopi del Processo Civile Telematico
Gli scopi principali del PCT consistono soprattutto nell’assolvimento dei seguenti principi:

• Efficienza: ridurre i tempi di gestione degli adempimenti e dei procedimenti giudiziari e, nello specifico, la durata complessiva del processo civile avanti al Giudice di Pace.
• Trasparenza: facilitare l'accesso alle informazioni e ai documenti da parte dei soggetti coinvolti (Avvocati, cittadini, personale di Cancelleria e funzionari delle Pubbliche Amministrazioni).
• Risparmio di Risorse: ridurre i costi associati alla gestione cartacea degli atti depositati presso le Cancellerie.
• Sicurezza: assicurare l'integrità e l'autenticità degli atti giuridici attraverso l'uso di firme digitali e protocolli di sicurezza. Evitare smarrimenti dei fascicoli cartacei.

Accreditamento delle Pubbliche Amministrazioni
Procedura di Accreditamento
Le pubbliche amministrazioni devono accreditarsi presso il PST (Portale dei Servizi Telematici) per poter effettuare il deposito telematico degli atti. L’indirizzo è il seguente: https://pst.giustizia.it/PST/ . Questo accreditamento prevede:

• Registrazione: Iscrizione della pubblica amministrazione al PST.
• Configurazione del Sistema: Implementazione delle tecnologie necessarie per l'invio e la ricezione degli atti telematici.
• Formazione del Personale: Addestramento del personale amministrativo sull'uso delle piattaforme telematiche.

Per accedere al Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia come soggetti abilitati esterni è necessario utilizzare lo SPID o il token1 crittografico (smart card, chiavetta USB o altro dispositivo sicuro). L’accesso avviene dall’area riservata del portale, nella pagina dove sono presenti anche i servizi accessibili senza autenticazione.

Eseguita l’operazione, se si è utenti abilitati esterni, si passa ai servizi disponibili nell’area riservata, dove è possibile accedere ai propri fascicoli elettronici per la consultazione e procedere con l’estrazione degli atti depositati.

Prerequisiti necessari e avvio delle procedure di registrazione
Le Pubbliche Amministrazioni e quindi, i loro funzionari delegati, devono essere registrati su un apposito registro ministeriale: il ReGIndE. Di seguito, così come richiesto dal Ministero della Giustizia, si riportano le operazioni da eseguire per poter procedere con la citata registrazione:
1. La P.A. invia una richiesta di censimento formale indirizzata al responsabile S.I.A. (Sistemi Informativi Automatizzati) del Ministero della Giustizia (la richiesta di censimento deve essere reinoltrata anche se la Pubblica Amministrazione è già censita sul ReGIndE) nella quale devono essere specificati:

• informazioni idonee a identificare la P.A.
• nominativo, codice fiscale e recapiti del soggetto incaricato a comunicare/modificare l'indirizzo PEC della P.A.

La richiesta di censimento deve essere inviata all’indirizzo di posta elettronica certificata: prot.dgsia.ddsc@giustiziacert.it 

2. Dopo aver ricevuto, sempre via PEC, la risposta positiva di avvenuto censimento di cui sopra il delegato/incaricato di cui al punto precedente accede all'area riservata del Portale dei Servizi Telematici, tramite strumenti di cui all'art. 6 delle Specifiche Tecniche (autenticazione 'forte'), tramite SPID o token crittografato, e accedendo alla sezione "Registro PP.AA." (pulsante sulla home page) può procedere all'inserimento o modifica, nel RegIndE, delle informazioni riguardati i dipendenti della Pubblica Amministrazione di appartenenza. Si precisa che non è necessario che l'indirizzo PEC del singolo dipendente coincida con la PEC della Pubblica Amministrazione. I dipendenti possono essere registrati anche se non dotati di indirizzo di PEC: in tal caso, però, essi potranno fruire solo del servizio di consultazione ma non dei servizi di deposito degli atti (e quindi, di un servizio fortemente limitato ed inutile per un’attività professionale completa).

Sul portale è disponibile il “Documento di censimento per l’alimentazione dell'elenco degli indirizzi elettronici delle Pubbliche Amministrazioni ai sensi dell'art. 9bis del provvedimento del Responsabile SIA del 16 aprile 2014”, reperibile anche all’indirizzo internet già citato, da compilare ed inoltrare per poter procedere con la registrazione e le successive attività.

Per l’autenticazione nella consultazione dei fascicoli possono essere usati la firma digitale o lo SPID, mentre, per il riconoscimento del soggetto che deposita un atto occorre la firma digitale associata a un indirizzo PEC dedicato. Gli atti da depositare devono essere elaborati secondo gli schemi XSD definiti dalla Legge e va predisposta una busta telematica attraverso specifici redattori in ottemperanza alle specifiche tecniche del PCT. La busta va depositata attraverso la posta elettronica certificata e il sistema restituisce le ricevute di avvenuta consegna all’indirizzo PEC del mittente. 

Riassumendo, quindi, per poter operare con il deposito degli atti mediante il Processo Civile Telematico, i Funzionari delle Pubbliche Amministrazioni devono procedere con:

• la registrazione su un apposito registro ministeriale: il ReGIndE. 
• L’attivazione della firma digitale e dello SPID.
• L’associazione della firma digitale a un indirizzo PEC dedicato.
• L’elaborazione degli atti da depositare secondo gli schemi XSD definiti dalla Legge.
• La predisposizione di una busta telematica attraverso specifici redattori in ottemperanza alle specifiche tecniche del PCT. A riguardo, è bene evidenziare che la busta va depositata per mezzo di posta elettronica certificata e il sistema restituirà, all’indirizzo PEC del mittente, le ricevute di: avvenuta accettazione, avvenuta consegna, esito controlli automatici ed esito definitivo. Pertanto, ad ogni invio (o meglio, deposito), il Funzionario delegato riceverà ben quattro PEC di risposta. All’interno di tale busta sono contenuti l’atto principale (principalmente, la comparsa di costituzione e risposta) e gli eventuali allegati relativi al procedimento sanzionatorio amministrativo. Un software totalmente gratuito (nella versione base, ma che consente di poter operare almeno per le attività fondamentali) è slpct scaricabile al seguente link.

Per quanto riguarda le operazioni di imbustamento, si evidenzia che sul mercato vi sono diversi altri software gratuiti (o quasi) i cui riferimenti sono indicati sul Portale dei Servizi Telematici.

Il Deposito Telematico
Modalità di Deposito e specifiche tecniche
Il deposito telematico degli atti presso il Giudice di Pace avviene attraverso il Portale dei Servizi Telematici (PST) entro gli stessi termini previsti dalle vigenti norme (Decreto Legislativo 1 settembre 2011 n. 150) e comunque, entro il singolo e specifico termine diverso eventualmente previsto nel decreto di fissazione dell’udienza.

Il deposito di un atto in formato elettronico deve necessariamente essere conforme alle regole tecniche di cui al DM 44/2011 e alle richiamate specifiche tecniche emanate con provvedimento del Direttore Generale Sistemi Informativi Automatizzati (S.I.A.).

L’atto da depositare (file in formato PDF ottenuto come trasformazione testuale) e gli eventuali allegati (nei formati ammessi, ovvero: pdf, rtf, txt, jpg, gif, tiff, xml, eml, msg) devono essere inseriti in una struttura informatica denominata busta telematica da inviare, come allegato ad un messaggio di Posta Elettronica Certificata (PEC), all’indirizzo telematico dell’ufficio giudiziario destinatario, consultabile sul catalogo dei servizi telematici.

Il file PDF relativo all’atto deve essere firmato digitalmente dal soggetto che procede al deposito (Funzionario delegato).

Le informazioni fondamentali riferite all’atto devono essere inserite in una apposita struttura dati (file XML), specifica per ogni tipologia di atto, anch’essa sottoscritta con firma digitale e inserita nella busta telematica. 

Il deposito è accettato solo se il soggetto mittente del messaggio di PEC risulta registrato nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (REGINDE).

A seguito dell’invio del messaggio di PEC relativo ad un deposito, il mittente riceverà dal dominio Giustizia:

• ricevuta di Avvenuta Accettazione e di Avvenuta Consegna (RdAC). A riguardo, è bene evidenziare che la data e l’ora della RdAC determina il momento della ricezione ai fini dei termini processuali. Nel caso in cui la RdAC sia rilasciata dopo le ore 14.00, il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo.
• Avviso Mancata Consegna (AMC) in alternativa alla RdAC: equivale all’impossibilità a consegnare la PEC di deposito alla casella di posta elettronica certificata dell’ufficio giudiziario adito. In questo caso si consiglia di ritentare l’invio della PEC di deposito o di rivolgersi al proprio gestore di PEC ovvero al proprio Punto di Accesso (PdA) nel caso di PEC integrata nelle funzionalità del PdA.
• Comunicazione esito controlli automatici: è un messaggio di PEC in cui viene riportato l’esito dei controlli inerenti le verifiche formali del messaggio e della busta telematica.
• Esito intervento della cancelleria: è un messaggio di PEC in cui viene riportato l’esito dell’intervento di accettazione dell’atto da parte della cancelleria dell’Ufficio Giudiziario

Firme Digitali, Autenticazione e Formato della busta telematica
Gli atti devono essere firmati digitalmente, dopo l’eventuale compressione, utilizzando un dispositivo di firma digitale riconosciuto. L'autenticazione avviene nelle forme sopra menzionate. Quando risulta necessario attestare la conformità di una copia informatica, l’attestazione viene inserita in un documento informatico in formato PDF che contiene una sintetica descrizione del documento conforme nonché il nome del file. Il software di redazione consente un’attestazione di conformità automatica per ogni allegato. Il documento contenente l’attestazione deve essere sottoscritto con firma digitale. La busta telematica è ottenuta cifrando con la chiave pubblica dell’ufficio giudiziario destinatario il contenuto vero e proprio del deposito (Atto.msg) costituito da: un file strutturato, IndiceBusta.xml, in cui sono elencati, con opportuni riferimenti, l’atto e gli eventuali allegati; un file strutturato, DatiAtto.xml, specifico per ogni tipologia di atto, in cui sono riportate le informazioni fondamentali contenute nell’atto l’atto vero e proprio (in formato PDF) firmato digitalmente e gli allegati all’atto che possono essere sottoscritti digitalmente o meno. La dimensione massima della busta telematica è pari a 30 MegaByte.

Descrizione dei flussi trasmissione di atti e documenti informatici 
La seguente figura illustra i flussi di trasmissione telematica di atti e documenti informatici:

Conclusioni
Il Processo Civile Telematico rappresenta un elemento cruciale per l'efficienza e la trasparenza della giustizia italiana, in particolare nelle opposizioni a sanzioni amministrative davanti al Giudice di Pace. L'adozione delle procedure telematiche, il corretto accreditamento delle pubbliche amministrazioni, e la precisa formazione e gestione della busta telematica sono fondamentali per garantire il buon funzionamento del sistema. L'inutilizzo del PCT può avere conseguenze significative sul piano della costituzione in giudizio e del conseguente esito del ricorso. Infatti, la citata costituzione, se attuata con altre forme, determina l’inammissibilità della medesima in quanto l’unica modalità ormai prevista dal 30 Giugno 2023 è quella mediante l’utilizzo delle procedure specifiche e dei mezzi previsti dal Processo Civile Telematico. L’esito del ricorso, pertanto, non potrà che essere sfavorevole per l’Amministrazione resistente. Nemmeno una costituzione tardiva, cartacea, in sede di prima udienza (ovvero di comparizione delle parti) potrebbe sanare, a parere di chi scrive, la situazione processuale e ciò, con il conseguente accoglimento del ricorso, l’inevitabile condanna alle spese, e le relative operazioni per la comunicazione del debito fuori bilancio al competente organo collegiale comunale, tanto temuto dai comuni. 

Articolo di Giovanni Suppa