L’inventario del Comune: elementi di attenzione

L’art. 230 del TUEL
L’inventario trova una disciplina scarna nel TUEL (1): l’art. 230 (unica disposizione che lo nomina) si limita a precisare che:

• “Gli enti locali provvedono annualmente all'aggiornamento degli inventari” (comma 7);
• “Il regolamento di contabilità definisce le categorie di beni mobili non inventariabili in ragione della natura di beni di facile consumo o del modico valore” (comma 8).

L’obbligo di aggiornamento dell’inventario
Il primo elemento di attenzione è l’aggiornamento annuale di cui al precedente art. 230, comma 7. 
Come può notarsi, la norma non prevede una sanzione per l’eventuale inadempimento. Tuttavia, l’adempimento rimane necessario anche per garantire una corretta predisposizione dello stato patrimoniale, nel rispetto, così come previsto dall’art. 230, comma 1, del TUEL, del principio contabile generale n. 17 (principio della competenza economica) e dei principi applicati della contabilità economico-patrimoniale di cui all’Allegato 1 e all’Allegato 4/3 del Decreto Legislativo n. 118/2011. 

Su tale aspetto è bene ricordare la posizione della Corte dei conti.
La sez. reg. di contr. Lombardia, nella delib. n. 80/2021/PRSE, dinanzi ad un inventario risalente, ha stigmatizzato il comportamento omissivo dell’ente locale, considerandolo una criticità a cui porre rimedio, invitando il Comune ad “effettuare, tempestivamente, l’aggiornamento dell’inventario, considerato che quest’ultimo costituisce la principale fonte descrittiva e valutativa dello stato patrimoniale, con la conseguenza che una carenza di tale supporto conoscitivo e documentale, potrebbe minare l’attendibilità e la verificabilità dei valori trasfusi nei documenti di bilancio” (2).

Ancor più recentemente la sez. reg. di contr. Sardegna, nella delib. n. 1/2024, depositata lo scorso 23 gennaio, ha affermato che il mancato aggiornamento dell’inventario costituisce grave irregolarità gestionale alla quale il comune deve porre rimedio in modo che in sede di approvazione del rendiconto il conto del patrimonio sia predisposto in base all’effettiva consistenza, qualitativa e quantitativa. Invero, si tratta di una criticità che può riverberarsi sulla gestione finanziaria ed economica del comune, posto che la conoscenza dell’effettiva natura e valore dei beni rientranti nel patrimonio permette all’ente locale anche un utilizzo più razionale delle risorse e un più redditizio impiego economico dei beni. I giudici sardi hanno anche ricordato che l’adempimento in discorso resta valido pur in presenza delle deroghe previste, nei vari esercizi, per i comuni con popolazione inferiore ai 5.000 abitanti.

La sez. reg. di contr. Veneto, nella delib. n. 51/2021/PRSE, ha evidenziato che le attività di inventario e di valutazione sono propedeutiche alle politiche di valorizzazione di tali beni patrimoniali e che l’ente deve attuare nel perseguimento degli obiettivi di efficienza ed economicità. I giudici hanno ricordato che la migliore utilizzazione delle risorse richiede che anche il patrimonio dell’ente vada gestito e reso economicamente efficiente; un passaggio essenziale per una migliore gestione del patrimonio è quello della ricognizione completa di tutti gli immobili di proprietà dell’ente, nella loro natura oggettiva, per le loro funzioni, per lo stato manutentivo, poiché da una visione complessiva si può partire con una programmazione per il migliore utilizzo del patrimonio immobiliare pubblico.

Similmente, la sez. reg. di contr. Lombardia, nella delib. n. 151/2020/PRSP, ha rammentato che “l’aggiornamento dell’inventario è un’operazione da esperire periodicamente secondo la normativa vigente: l’art. 230, comma 7, d.lgs. n. 267/2000 stabilisce, infatti, che «Gli enti locali provvedono  annualmente all’aggiornamento degli inventari». Inoltre, sulla base dei nuovi principi di contabilità armonizzata il corretto utilizzo del patrimonio assume un ruolo significativo nella valutazione della sostenibilità economico finanziaria degli Enti locali. La tenuta e la revisione annuale dell’inventario non appare essere necessaria solamente ai fini di una corretta rappresentazione del patrimonio dell’ente, ma anche al fine di consentire un utilizzo più razionale delle risorse e un più  redditizio impiego economico dei beni (Sez. reg. contr. Lombardia, delib. n. 166/2017/PRSP)”.

Un ulteriore aspetto riguarda il termine entro cui procedere all’aggiornamento: considerato che i dati servono per il rendiconto annuale, la cui scadenza è ad aprile di ogni anno (salvo proroga), e che i valori da considerare sono quelli al 31 dicembre dell’anno precedente, è necessario che l’adempimento avvenga ad inizio anno e, comunque, in tempo utile per il rendiconto.

Il necessario coordinamento fra gli uffici comunali
La redazione e l’aggiornamento annuale dell’inventario non sono adempimenti che riguardano un unico ufficio ma, al contrario, è necessaria una fattiva collaborazione fra più soggetti all’interno dell’ente per poter procedere correttamente, sia pur con differenti livelli di competenza. 

Non vi sono dubbi che, in generale, i due uffici maggiormente coinvolti siano l’ufficio patrimonio (spesso inserito, soprattutto negli enti di minori dimensioni, all’interno dell’ufficio tecnico) e l’ufficio finanziario: 

• il primo perché ha la diretta gestione del patrimonio immobiliare dell’ente, che rappresenta la parte più importante del patrimonio e, quindi, dell’inventario; 
• il secondo perché chiamato a verificare e ad applicare le regole corrette per l’individuazione dei parametri contabili che consentono di quantificare il patrimonio dell’ente.

In linea generale, è possibile individuare una serie di passaggi che, opportunamente coordinati, consentono di predisporre correttamente l’inventario dell’ente e la successiva rappresentazione in sede di stato patrimoniale:

1. ogni ufficio individua i beni di propria pertinenza ed il relativo valore nonché lo stato dell’ammortamento;
2. l’ufficio patrimonio cura la rilevazione dei beni immobili, distinti nelle diverse categorie previste, ed  individua il relativo valore, sempre evidenziando lo stato dell’ammortamento; tale adempimento, peraltro, è fondamentale anche ai fini della redazione del piano dei beni alienabili e/o valorizzabili, il quale rappresenta un allegato necessario del bilancio di previsione;
3. l’ufficio finanziario supporta gli altri uffici nell’individuazione dei corretti criteri contabili da applicare;
4. il segretario e/o l’avvocatura comunale offrono il proprio ausilio giuridico nei casi più complessi (si pensi, ad esempio, alla corretta individuazione del titolo in ragione del quale l’ente locale utilizza un determinato bene immobile).

Potrebbe essere opportuna l’adozione di linee guida da parte della Giunta o l’inserimento di una disciplina specifica nel regolamento di funzionamento degli uffici.
A volte è necessaria la collaborazione di soggetti terzi: ad esempio, per i beni mobili ricevuti a titolo gratuito, il valore da iscrivere in bilancio è il valore normale, determinato a seguito di apposita relazione di stima a cura dell’ufficio tecnico dell’ente ovvero tramite una valutazione peritale di un esperto indipendente designato dal Presidente del Tribunale nel cui circondario ha sede l’ente, su istanza del rappresentato legale dell’ente medesimo (ricordiamo che, nel caso dei beni mobili ricevuti a titolo gratuito, la stima non è eseguita ove si tratti di valore non rilevante o di beni di frequente negoziazione, per i quali il valore normale possa essere desunto da pubblicazioni specializzate che rilevino periodicamente i valori di mercato, come nel caso di autovetture, motoveicoli, autocarri, ecc.). 

Il ricorso ad un servizio esterno per la redazione dell’inventario
Secondo la Corte dei conti, sez. giurisd. Trentino Alto Adige, sent. n. 97/2021, la predisposizione e l’aggiornamento dell’inventario sono compiti ordinari dell’ente ma rientranti nelle mansioni proprie non di qualunque dipendente, bensì di dipendenti in possesso di una professionalità specifica nel settore della gestione dei procedimenti contabili e di classificazione dei beni in bilancio; conseguentemente, secondo i giudici contabili, l’acclarata assenza di competenze specifiche e la carenza di organico in generale possono giustificare il ricorso ad un operatore economico esterno per il relativo adempimento.

Nel caso specifico, tali competenze sono state riconosciute, in ragione del titolo di studio acquisito e delle mansioni svolte, solo in capo a cinque dei diciotto dipendenti (un analista contabile, due ragionieri, un addetto alla contabilità aziendale, un dottore in economia e commercio): di questi, quattro erano già utilizzati presso l’ufficio finanziario e, in due casi su cinque, con orario di lavoro ridotto ed un quinto dipendente svolgeva le funzioni di responsabile della gestione dell’asilo sovracomunale. 

In sintesi, perciò, tutti i dipendenti astrattamente idonei erano già gravati di rilevanti compiti di responsabilità e importanti carichi di lavoro: conseguentemente, la Corte ha riconosciuto l’assenza di responsabilità in capo ai convenuti che aveva provveduto, per due volte in due esercizi diversi, ad affidare l’incarico di redazione dell’inventario ad un operatore economico esterno.

Similmente, la medesima sezione regionale ha affermato, nella sent. n. 2/2022, che l’assenza di un software specifico e di personale formato per l’espletamento delle attività di inventario è una circostanza rilevante per escludere responsabilità erariale nell’affidamento esterno del servizio di redazione dell’inventario comunale.

I giudici contabili hanno stigmatizzato l’operato della Procura che, nel valutare la legittimità dell’affidamento, ha omesso totalmente di confrontarsi con la predetta problematica, limitandosi a produrre in giudizio l’organigramma dell’ente. Nel caso specifico, al momento dell’affidamento, il Comune aveva un organico ridotto e già utilizzato in tutte le altre incombenze ed attività dell’ente, così ripartito:

• un dipendente con contratto part-time, responsabile del servizio finanziario;
• un dipendente che si occupava di edilizia privata, urbanistica, ambiente, manutenzione del patrimonio nonché del coordinamento delle attività degli operai comunali;
• un dipendente presso l’ufficio anagrafe, stato civile ed elettorale per 18 ore settimanali e presso la biblioteca comunale per le restanti 18 ore;
• un dipendente presso l’ufficio segreteria, assente per malattia, e sostituito da una dipendente con minima esperienza ed assunta con contratto part-time di 20 ore settimanali;
• un vicesegretario che si occupava della gestione associata di un servizio fra più Comuni.

L’importanza del software gestionale per la redazione e l’aggiornamento
Deve essere evidenziata l’importanza di un adeguato software gestionale per la redazione e l’aggiornamento dell’inventario. Ed infatti, l’utilizzo di un software adeguato consente:

• di suddividere i beni dell’inventario, nella due macrocategorie “beni mobili” e “beni immobili” e nelle sottocategorie rilevanti (ad esempio, all’interno dei ben immobili, sarà semplice individuare la categoria dei “beni demaniali” da quella dei “beni patrimoniali disponibili”);
• di collegare le fatture di acquisto dei singoli beni, onde poter imputare correttamente il valore di costo dei beni, l’anno di acquisto, l’ufficio di riferimento, l’ammortamento annuale, ecc.;
• di collegare le fatture per lavori di manutenzione straordinaria o di ristrutturazione su un immobile proprio, allo scopo di consentire il calcolo del nuovo maggior valore del bene;
• di inserire gli acquisti rilevanti effettuati con strumenti diversi dalle fatture: si pensi, ad esempio, all’assegnazione di un bene immobile direttamente dallo Stato o dalla Regione;
• di inserire eventuali altri dati rilevanti del singolo bene (si pensi, ad esempio, nel caso di un bene immobile: al numero inventariale del bene, all’ubicazione, all’uso, agli estremi catastali, ai titoli giuridici rilevanti, alla consistenza e allo stato d’uso, ecc.);
• di catalogare e conservare ulteriori documenti correlati ai beni (si pensi al contratto di acquisto di un immobile che entra a far parte del patrimonio comunale);
• di gestire velocemente l’eventuale dismissione del bene o la registrazione della sua perdita;
• di far transitare le risultanze dell’inventario alla procedura di redazione dello stato patrimoniale del Comune.

Un corretto utilizzo del software non solo consente di creare l’inventario ma anche l’aggiornamento annuale diventa un’operazione quasi automatica.

Il ruolo del regolamento di contabilità
In merito ai beni mobili, il regolamento di contabilità è chiamato ad individuare le categorie di beni mobili non inventariabili in ragione di due criteri:

• facile consumo: in questo caso si guarda all’utilità fornita dal bene, che si esaurisce in breve tempo (si pensi, ad esempio, al materiale di cancelleria per uso ufficio e di pulizia);
• modico valore: in questo caso, viene indicato un importo di acquisto al di sotto del quale il bene viene escluso.

Spesso il Comune adotta anche un regolamento ad hoc per tenuta dell’inventario: in tal caso, il limite di non inventariabilità viene previsto in tale atto.

Articolo dell'Avv. Mario Petrulli