Rilascio estratti per copia integrale

L’articolo 107 del d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, al comma 1 prevede “Gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciati dall’ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne è fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non è vietato dalla legge.”

Il successivo comma 2 “L’estratto per copia integrale deve contenere la trascrizione esatta dell’atto come trovasi negli archivi di cui all’art. 10, compresi il numero e le firme appostevi; le singole annotazioni che si trovano sull’atto originale; l’attestazione, da parte di chi rilascia l’estratto, che la copia è conforme all’originale”

Il richiedente la copia integrale dovrà quindi dichiarare di avere non un qualsiasi interesse, ma un interesse personale, diretto, concreto ed attuale, un interesse giuridicamente rilevante per il nostro ordinamento. 

Con tale precisazione si ritiene che i limiti al rilascio della copia integrale vengono posti anche nei confronti della persona a cui l’atto si riferisce, a quello dei minori nei confronti dei genitori o tutore, o a quelli dei parenti più diretti nel caso in cui l’interessato fosse deceduto.

Dovrà essere presentata una istanza formale, in cui dovranno essere specificate in maniera dettagliata le motivazioni relative alla richiesta dell’estratto per copia integrale, consentendo pertanto all’ufficiale dello stato civile di inquadrare la situazione giuridicamente tutelata che soggiace alla richiesta e di valutare il fondamento giuridico della stessa.

Una volta accertato tale interesse l’ufficiale dello stato civile deve verificare che non sussistano divieti di legge.

L'unico divieto (a cui si può derogare solo in presenza dell'autorizzazione del tribunale) al rilascio di copia integrale è nel caso di adozione cosiddetta "legittimante" introdotta dall’articolo 25 e seguenti della Legge 4 maggio 1983, n. 184.

Inoltre nel caso di adozione “legittimante” è l’articolo 28 comma 3 della Legge 4 maggio 1983, n. 184, che prevede un divieto espresso ed assoluto al rilascio di informazioni riguardo all'adottato.

L’annotazione di filiazione naturale (Formula 146 “Annotazione di riconoscimento di un figlio naturale per dichiarazione resa davanti all’ufficiale dello stato civile” o Formula 147 “Annotazione di riconoscimento di un figlio naturale per dichiarazione resa in un atto pubblico o in un testamento”) non è equiparabile all’annotazione di adozione legittimante (Formula 122 “Annotazione di adozione ai sensi degli art. 25 e segg., legge 4 maggio 1983, n. 184, come modificati dalla legge 28 marzo 2001, n. 149, e 49, c. 1, lettera a), DPR 396/2000”).

E qui si pone il problema di come rilasciare quanto richiesto.

La copia integrale dell’atto di stato civile consiste in una riproduzione fedele dell’atto che contiene la trascrizione esatta di quanto contenuto nel medesimo, ivi compresi il numero e le firme appostevi.

Purtroppo, nella situazione attuale, con i registri cartacei e con la tecnologia che consente di fotocopiare e, quindi, di fotografare il contenuto integrale dell’atto, il rilascio di un “estratto per copia integrale” così come descritto nell’articolo 107 del d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, che parla di “trascrizione esatta dell’atto”, non ha alcun senso logico, per cui, nella pratica, si rilascia sempre una vera e propria “fotocopia” dell’atto di stato civile, fermo restando che potrà trattarsi di una “fotocopia semplice” o di una “fotocopia autenticata”, ai sensi dell’articolo 18 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.

Occorre, quindi, trovare una soluzione che consenta di conciliare la disposizione dell’articolo 107 del d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, con le norme in materia di imposta di bollo dell’articolo 4 della Tariffa – Parte I – Allegata al d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, e approvata con Decreto Ministeriale 20 agosto 1992, sia all’articolo 7, comma 5, Legge 29 dicembre 1990, n. 405.

Gli estratti degli atti dello stato civile, rilasciati “per copia integrale” ai sensi e con le modalità previste dall’articolo 107 del d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, sono sempre esenti dall’imposta di bollo ai sensi dell’articolo 7, comma 5, della Legge 29 dicembre 1990, n. 405 che prevede l’esenzione dall’imposta di bollo per “i certificati, le copie e gli estratti dei registri dello stato civile”.

Pertanto, perché la copia integrale di un atto dello stato civile sia “sempre” esente dall’imposta di bollo, è necessario che sia rilasciata una copia (fotocopia) semplice e cioè, non autenticata, oppure sia rilasciato un estratto per copia integrale che dovrà contenere, come previsto dall’articolo 107 comma 2 del d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396.

Per ottenere quest’ultimo risultato, occorrerà concepire la fotocopia come una modalità di “trascrizione integrale” del testo dell’atto, apponendovi, in calce, una formula che riproduca nella forma più aderente possibile, la previsione dell’articolo 107, comma 2, lettera c).

In pratica, un estratto per copia integrale di un atto dello stato civile, formato con il sistema della “fotocopia” e contenente l’attestazione che la copia è conforme all’originale, come previsto dall’articolo 107 del d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, dovrà avere le seguenti caratteristiche:

-           dovrà essere rilasciata esclusivamente da un ufficiale dello stato civile (non da un funzionario incaricato dal sindaco, competente ad autenticare le copie);

-           dovrà contenere una attestazione di conformità all’originale, apposta ai sensi dell’articolo 107 del d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (non ai sensi dell’articolo 18 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445); tale attestazione di conformità dovrà essere sottoscritta solo da un ufficiale dello stato civile.

Un esempio di attestazione di conformità potrebbe essere il seguente:

COMUNE DI ………………………………………

Ufficio dello stato civile

ESTRATTO PER COPIA INTEGRALE

Il sottoscritto Ufficiale dello Stato Civile del Comune di …, ai sensi dell’articolo 107 del d.P.R. 3 novembre 2000 n. 396 ATTESTA che la presente copia di n. … fogli è conforme all’atto originale

dell’atto di ……… (precisare se nascita, cittadinanza, matrimonio, unione civile, morte) n. … - Parte …. – Serie …- Ufficio ……  - Anno…… conservato presso questo Ufficio di stato civile.

…………………… li ………………....

  L’ufficiale dello stato civile

 …………………………………………………

Se, al contrario, si rilascia la fotocopia, ottenuta mediante i normali mezzi tecnologici di riproduzione fotografica dei documenti, ai sensi dell’articolo 18 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, l’atto risulterà autenticato ai sensi e per gli effetti della norma sulla documentazione amministrativa in generale, per cui l’atto di autentica sarà soggetto, di per sé, all’imposta di bollo, salvo che sia rilasciato per un uso esente.

Si osserva, infine, che il problema del regime fiscale delle copie integrali degli atti di stato civile non si pone quando il richiedente è una pubblica amministrazione; tipico è il caso delle richieste di copie integrali che vengono acquisite d’ufficio nell’ambito del procedimento per le pubblicazioni di matrimonio.

30 Settembre 2024

Andrea Dallatomasina

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