Obblighi concernenti la pubblicazione all’albo pretorio e termini per l’affissione

Rispetto alle pubblicazioni attinenti all’albo pretorio, la disposizione di ordine generale per gli enti locali è contenuta nel TUEL, il quale sancisce che "Tutte le deliberazioni del comune e della provincia sono pubblicate mediante affissione all´albo pretorio, nella sede dell’ente, per quindici giorni consecutivi, salvo specifiche disposizioni di legge" e che "Tutte le deliberazioni degli altri enti locali sono pubblicate mediante affissione all´albo pretorio del comune ove ha sede l’ente, per quindici giorni consecutivi, salvo specifiche disposizioni" (art. 124, commi 1 e 2, del d. lgs. n. 267/2000).

Accanto a tale regola, di carattere generale, nel corso del tempo si sono susseguite molteplici disposizioni di natura statale, regionale e locale che sanciscono a carico degli enti locali ulteriori obblighi di pubblicazione di atti e documenti nella bacheca dell’albo pretorio per periodi di tempo differenziati, producendo una frammentazione della disciplina in materia.

Come rilevato dalle “Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati” del Garante per la protezione dei dati personali (doc. web n. 3134436),  l’amministrazione locale che ha intenzione di pubblicare sull’albo pretorio online un atto contenente dati personali è tenuta a verificare preliminarmente, per i dati comuni, l’esistenza di una norma di legge o di regolamento oppure, per i dati sensibili e giudiziari, di una norma di legge che prescriva l’affissione di quell’atto all’albo pretorio, considerato che anche per tale tipologie di pubblicazioni  si applicano tutti i limiti previsti dalle suddette Linee Guida (cfr. divieto di diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute e cautele per gli altri dati sensibili e giudiziari; nonché divieto di diffondere dati personali non necessari, non pertinenti o eccedenti).

Una volta trascorso il periodo temporale previsto dalle singole discipline per la pubblicazione degli atti e documenti nell’albo pretorio (e, rispetto a quanto rappresentato nel quesito, non si rinvengono nella legislazione – per quanto di conoscenza – atti che devono essere pubblicati per un periodo quinquennale nell’albo), gli enti locali non possono continuare a diffondere i dati personali in essi contenuti, poiché si determinerebbe, per il periodo eccedente la durata prevista dalla normativa di riferimento, una diffusione dei dati personali illecita perché non supportata da idonei presupposti normativi. Ciò, salvo che gli stessi atti e documenti non debbano essere pubblicati in ottemperanza agli obblighi in materia di trasparenza.

Quindi, la permanenza nel web di dati personali contenuti nelle deliberazioni degli enti locali oltre il termine di quindici giorni, previsto dall´art. 124 del citato d. lgs. n. 267/2000, può integrare una violazione delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali, laddove non esista un diverso parametro legislativo o regolamentare che preveda la relativa diffusione.

Tra l’altro, nel caso in cui la normativa di riferimento non indichi la durata temporale dell’affissione all’albo, l’amministrazione deve comunque individuare un congruo periodo di tempo – non superiore al periodo ritenuto, caso per caso, necessario al raggiungimento dello scopo per il quale l´atto è stato adottato e i dati stessi sono stati resi pubblici – entro il quale i dati personali devono rimanere disponibili, fermo restando che alle pubblicazioni nell’albo pretorio online non si applica l’arco temporale dei cinque anni previsto per la pubblicità di dati e informazioni sui siti web istituzionali per finalità di trasparenza di cui all´art. 8 del d. lgs. n. 33/2013.

Pertanto – una volta trascorso il periodo di pubblicazione previsto dalle singole discipline di riferimento oppure, in mancanza, decorso il periodo di tempo individuato dalla stessa amministrazione – se gli enti locali vogliono continuare a mantenere nel proprio sito web istituzionale gli atti e i documenti pubblicati, ad esempio nelle sezioni dedicate agli archivi degli atti e/o della normativa dell’ente, devono apportare gli opportuni accorgimenti per la tutela dei dati personali. In tali casi, quindi, è necessario provvedere a oscurare nella documentazione pubblicata i dati e le informazioni idonei a identificare, anche in maniera indiretta, i soggetti interessati.

In sostanza, la pubblicazione on line degli atti deve essere coerente con la base giuridica di riferimento (15 giorni per le deliberazioni) insita nel diritto all’oblio, ossia quel diritto alla riservatezza in relazione alla narrazione di fatti risalenti nel tempo, mentre qualora l’Amministrazione intenda estendere tale durata (pubblicazione ulteriore) dovrà omettere ogni dato personale presente nel testo deliberativo in assenza di una fonte primaria di riferimento.

Il permanere dei provvedimenti deliberativi, comprese le determinazioni, oltre i termini previsti dalla legge, integra la violazione del fondamentale diritto all’oblio, esponendo, peraltro, l’Amministrazione al permanere dei rischi in materia di sicurezza dei dati trattati e delle piattaforme on line.

5 Novembre 2024

Avv. Alessandro Rizzo

Per i clienti Halley: ricorrente n.QE354, sintomo n.QE380