Forma e sottoscrizione dei documenti informatici

Il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, all’oggetto “Codice dell’Amministrazione Digitale” (cd CAD) prevede:

• all’articolo 20, comma 1-bis, che “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida”;
• all’articolo 22 comma 1 che “1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale”;
• all’articolo 45 comma 1 che “I documenti trasmessi da chiunque (dunque, anche da una p.a., ndr) ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale”;
• all’articolo 47 che "1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. 1-bis. L'inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare. 2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'art. 55 del dPR 28 dicembre 2000, n. 445; c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all’articolo 71.. È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax; d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al dPR 11 febbraio 2005, n. 68".

I documenti informatici in cui non vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata non sono privi di valore giuridico ma se pervengono via PEC e contengono la segnatura di protocollo sono liberamente valutabili in giudizio. Pertanto se la trasmissione avviene via PEC da altro comune italiano e l’ente provvede alla protocollazione del documento, rimane nell’autonomia organizzativa del comune decidere dargli valore o meno.

Resta inteso che sarebbe opportuno l’invio tramite PEC del documento informatico corredato di firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata prevista dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 oppure inserimento della dicitura “Firma autografa sostituita a mezzo stampa, ai sensi dell’articolo 3, comma 2, del Decreto Legislativo n. 39/1993“.

3 Marzo 2025

Andrea Dallatomasina

Parole chiave: firma, PEC, pubblicazioni

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