Periodo di conservazione dei cedolini in caso di restituzione somme indebitamente percepite

Sotto il profilo della riservatezza dei dati, si rammenta innanzitutto che l’art. 5, lett. e). Regolamento UE n. 679/2016 dispone: “I dati personali sono: […]

e) conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all'articolo 89, paragrafo 1, fatta salva l'attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell'interessato («limitazione della conservazione»)”.

Nello specifico, si richiama inoltre il D.M. 9 luglio 2008 (Modalità di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina del relativo regime transitorio) che, all’art. 6, c. 1 dispone: “1. Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali.”

Il Garante della Privacy ha confermato questo termine nel provvedimento 8 settembre 2016:  “6. Tempi di conservazione.

Per quanto riguarda la conservazione dei dati trattati nei termini sopra indicati, posto che in base ai principi di necessità, di pertinenza e non eccedenza i tempi di conservazione delle diverse tipologie di dati personali eventualmente trattati devono essere individuati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite, si ritiene che le società, intendendo avvalersi dei dati raccolti con il descritto sistema anche per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, potranno conservare per cinque anni i dati necessari, limitatamente alle informazioni che nello stesso devono essere annotate in base alla disciplina di riferimento (artt. 3 e 11, comma 1, lett. d), ed e), del Codice). Analogamente, con riferimento alla conservazione per finalità di fatturazione, potranno essere conservati per i tempi stabiliti dalla legge (conformemente a quanto disposto dall´art. 2220 c.c.) i soli dati necessari a perseguire la predetta finalità, come disciplinata dall’ordinamento.”

I cedolini paga possono dunque essere conservati per cinque anni dall’ultima registrazione, a meno che l’ente non li abbia archiviati per fini statistici per un periodo più lungo.

In quest’ultimo caso, su richiesta esplicita del dipendente, il datore di lavoro potrà fornire copia dei cedolini precedenti ai cinque anni, a maggior ragione se ciò è funzionale alla rispettiva tutela giuridica, trattandosi di un caso di restituzione di somme indebite.

12 marzo 2025

Dott. Massimo Monteverdi

Parole chiave: conservazione, cedolini, competenze tecniche, restituzione somme indebite, prescrizione

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