L’individuazione del condominio quale destinatario del procedimento amministrativo sanzionatorio - obbligatorietà del codice fiscale nei verbali della Polizia Locale tra normativa, prassi e giurisprudenza.

1. Introduzione

Nel contesto del procedimento amministrativo sanzionatorio, l’individuazione corretta del soggetto cui attribuire l’illecito è un requisito essenziale ai fini della validità e dell’efficacia del procedimento stesso, in virtù dei principi di legalità, personalità della responsabilità, tipicità e imputabilità soggettiva. La questione oggetto della presente disamina – ossia se sia obbligatorio o meno indicare il codice fiscale di un condominio nei verbali amministrativi redatti dalla Polizia Locale, quando sia noto l’amministratore – coinvolge diversi piani giuridici: soggettività giuridica del condominio, legittimazione passiva, corretto destinatario della contestazione e obblighi formali dell’atto amministrativo.

Per rispondere al quesito, è necessario esaminare la natura giuridica del condominio, la posizione dell’amministratore, le norme sul procedimento amministrativo sanzionatorio (in particolare la L. 689/1981), le prassi amministrative, nonché la giurisprudenza amministrativa e civile in materia, inclusa quella della Corte di Cassazione e del Consiglio di Stato.

2. La soggettività giuridica del condominio e il ruolo dell’amministratore

Il condominio negli edifici non è dotato di personalità giuridica autonoma in senso stretto, ma costituisce un ente di gestione privo di personalità, dotato tuttavia di autonomia patrimoniale imperfetta e di capacità di stare in giudizio (art. 1130 e ss. c.c.; Cass. civ., Sez. Un., 08/04/2008, n. 9148). Il condominio agisce attraverso l’amministratore, che ha la rappresentanza legale ex lege (art. 1131 c.c.) per gli atti conservativi dei diritti inerenti alle parti comuni dell’edificio, per la riscossione dei contributi condominiali e per l’esecuzione delle deliberazioni assembleari.

La giurisprudenza ha riconosciuto che il condominio, pur non essendo persona giuridica, è un ente di gestione che può essere parte di un procedimento amministrativo o giudiziario. Pertanto, in caso di illecito amministrativo riferibile a beni comuni o a condotte afferenti alle parti comuni dell’edificio, il soggetto sanzionabile è il condominio, rappresentato dall’amministratore pro tempore.

La Cassazione civile ha ribadito (Cass. civ., sez. II, sent. 13/11/2014, n. 24296) che l’amministratore agisce in rappresentanza del condominio e non in proprio. Ne consegue che eventuali verbali amministrativi o atti sanzionatori devono essere intestati al condominio, con indicazione dell’amministratore quale rappresentante legale.

3. Il procedimento amministrativo sanzionatorio: normativa di riferimento

L’illecito amministrativo è disciplinato dalla Legge n. 689/1981, che stabilisce le modalità di accertamento, contestazione e irrogazione delle sanzioni. L’art. 14 della L. 689/1981 prescrive che la contestazione deve contenere l’indicazione dell’autore della violazione e dei fatti costitutivi, ed essere tempestivamente comunicata al trasgressore e all’eventuale obbligato in solido.

Il verbale, in quanto atto di avvio del procedimento sanzionatorio, ha natura sostanzialmente provvedimentale e deve contenere gli elementi essenziali per garantire il diritto di difesa, tra cui l’individuazione del destinatario. La mancanza o l’erronea identificazione del soggetto passivo può costituire vizio formale invalidante.

In tal senso, il codice fiscale rappresenta un elemento identificativo univoco del soggetto destinatario del provvedimento, al pari del nome, della denominazione sociale e della residenza o sede legale. L’obbligo di inserire il codice fiscale nei verbali amministrativi è prassi consolidata, anche per motivi di gestione informatica e di interoperabilità con i sistemi dell’Agenzia delle Entrate o con gli applicativi gestionali delle Pubbliche Amministrazioni.

4. Il codice fiscale del condominio: natura e utilizzo

Il codice fiscale del condominio è rilasciato dall’Agenzia delle Entrate su richiesta dell’amministratore, ex art. 4, comma 1, D.P.R. 605/1973 e secondo le indicazioni della circolare AE n. 28/E del 06/06/2014. Tale codice è necessario per tutti gli adempimenti fiscali del condominio (ad es. ritenute d’acconto, fatture, C.U., 770), ma ha anche valenza identificativa nei rapporti con la Pubblica Amministrazione.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che il codice fiscale del condominio identifica l’ente di gestione e non il singolo amministratore, il quale agisce quale rappresentante legale pro tempore (cfr. Risoluzione AE n. 77/E del 04/07/2011). Da ciò deriva che i procedimenti amministrativi che coinvolgono il condominio dovrebbero formalmente riferirsi a tale soggetto, attraverso l’uso del codice fiscale, e non all’amministratore in proprio.

5. Giurisprudenza rilevante sulla responsabilità per illeciti amministrativi riferibili al condominio

Numerose pronunce giurisprudenziali chiariscono la distinzione tra soggetto sanzionabile e soggetto rappresentante nel caso di illecito amministrativo che coinvolga beni condominiali o attività condominiali.

Ad esempio:

• Cass. civ., sez. II, 29/11/2011, n. 25218: ha escluso la responsabilità personale dell’amministratore per una violazione edilizia commessa su parti comuni dell’edificio, attribuendo la legittimazione passiva al condominio.
• Cons. Stato, sez. IV, 13/06/2017, n. 2903: ha affermato che “il condominio, pur privo di personalità giuridica, è titolare di una soggettività giuridica attenuata, tale da consentirgli di essere destinatario di provvedimenti amministrativi sanzionatori”.
• TAR Lazio, Roma, sez. II, sent. n. 9504/2019: ha annullato un’ordinanza-ingiunzione indirizzata all’amministratore di condominio in quanto erroneamente emessa nei confronti della persona fisica e non del condominio quale soggetto effettivo responsabile.

Tali pronunce consolidano l’orientamento secondo cui l’amministratore non risponde personalmente per atti o omissioni imputabili al condominio, salvo casi di dolo o colpa grave, ma rappresenta il soggetto giuridico – il condominio – nei confronti della pubblica amministrazione.

6. Aspetti pratici: redazione del verbale e identificazione del destinatario

Sul piano pratico, gli organi accertatori (come la Polizia Locale) sono tenuti a redigere verbali conformi ai requisiti formali stabiliti dalla normativa. In caso di contestazione riferibile al condominio (es. mancata manutenzione di della siepe antistante, omissione di rimozione neve, rifiuti abbandonati presso aree comuni, violazioni edilizie comuni), il verbale deve essere intestato al condominio in persona dell’amministratore pro tempore, e deve riportare:

• Denominazione del condominio (es. “Condominio di Via X n. Y – Città”);
• Codice fiscale del condominio;
• Generalità dell’amministratore con indicazione della qualità di rappresentante;
• Residenza o sede del condominio;
• Fatti contestati e norme violate;
• Modalità di notifica.

Omettere l’indicazione del codice fiscale può compromettere l’efficacia dell’atto, rendendo difficoltosa la successiva iscrizione a ruolo, l’eventuale notifica di ordinanze-ingiunzione, nonché il perfezionamento della fase esecutiva. Inoltre, l’assenza del codice fiscale può ostacolare la gestione informatizzata dei procedimenti, specialmente se gestiti attraverso sistemi integrati 

7. Conclusioni: obbligatorietà e legittimità

Alla luce della normativa vigente, della prassi amministrativa e della giurisprudenza richiamata, è fortemente raccomandato, e in molti casi sostanzialmente obbligatorio, inserire il codice fiscale del condominio nei verbali amministrativi, ogniqualvolta il soggetto giuridico destinatario del procedimento sanzionatorio sia il condominio, anche se l’illecito viene accertato nei confronti dell’amministratore in qualità di rappresentante.

L’amministratore, in quanto legale rappresentante, non sostituisce il condominio nella titolarità del rapporto giuridico, ma ne è esclusivamente portavoce e gestore. Pertanto, la mancata indicazione del codice fiscale del condominio può essere considerata una irregolarità formale suscettibile di determinare (anche solo potenzialmente):

• Nullità dell’atto per vizio relativo alla identificazione del destinatario;
• Inefficacia ai fini esecutivi;
• Preclusione alla riscossione coattiva della sanzione amministrativa;
• Violazione del diritto di difesa, in quanto non viene correttamente indicato il soggetto tenuto alla presentazione di eventuali scritti difensivi.

Infine, la giurisprudenza prevalente ritiene che il condominio debba essere formalmente identificato nei verbali e negli atti sanzionatori con tutti gli elementi richiesti per i soggetti giuridici (denominazione, sede, codice fiscale), a pena di nullità dell’atto o di inefficacia dello stesso.

8. Suggerimenti operativi per la Polizia Locale

Per conformarsi alle migliori prassi giuridiche e amministrative, si suggerisce alle Polizie Locali di:

• Accertare preliminarmente l’esistenza del codice fiscale del condominio mediante visura anagrafica o richiesta all’Agenzia delle Entrate;
• Utilizzare formulari standard che prevedano il campo obbligatorio per il codice fiscale del condominio;
• Intestare correttamente i verbali al “Condominio di via…” rappresentato dall’amministratore pro tempore, con indicazione dei dati identificativi di entrambi;
• Notificare gli atti presso la sede del condominio ovvero al domicilio eletto dell’amministratore, ex art. 1131 c.c.;

Conclusione finale:

Sebbene non esista una norma espressa che preveda in modo tassativo l’indicazione del codice fiscale del condominio nel verbale amministrativo, l’inserimento di tale dato è giuridicamente necessario per la validità, completezza e corretta esecuzione del procedimento amministrativo sanzionatorio, in conformità ai principi generali del diritto amministrativo, alla normativa fiscale e alla giurisprudenza consolidata. L’omissione può costituire causa di nullità dell’atto o, quantomeno, motivo di inefficacia esecutiva. È pertanto da ritenersi obbligatorio in via sostanziale e procedurale indicare il codice fiscale del condominio quando l’amministratore è stato identificato quale rappresentante legale.

9 Maggio 2025

Dott. Giovanni Suppa

Parole chiave: codice fiscale, condominio, verbali, polizia locale

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