Approfondimento di Alfonso Pisani

IL Responsabile della Gestione Documentale: un responsabile di processo

Alfonso Pisani[i]

L’organizzazione per processi di una realtà aziendale o di pubblica amministrazione risponde all’esigenza di un approccio moderno e strutturato alle problematiche della vita di queste.

Indubbiamente occorre non solo avere dei processi e delle responsabilità chiare all’interno del flusso produttivo, ma anche avere delle regole ed istruzioni chiare (regolamenti, manuali di processo ecc.) e documentate che permettano a ciascuno degli attori coinvolti di conoscere il proprio ruolo, i propri input e gli output attesi dalla propria attività.

 I processi nel nostro contesto realizzano i procedimenti amministrativi, alcuni direttamente, mentre altri sono “orizzontali, cioè strumentali a tutte le attività di un ente.

E’ il caso, quest’ultimo, della gestione documentale comprendendo le attività di produzione/ricezione, protocollazione, smistamento, fascicolazione, archiviazione, gestione dei flussi documentali dei documenti amministrativi. E’ appena il caso di ricordare che un qualunque documento amministrativo è un documento prodotto o ricevuto da una PA che, pertanto, lo detiene stabilmente.

La gestione documentale va descritta in un manuale di processo denominato Manuale di Gestione documentale definito all’interno del DPR 445/00 (Testo Unico sulla documentazione Amministrativa), delle Regole Tecniche sulla Gestione Documentale (DPCM 3/12/2013) queste ultime in via di sostituzione con le nuove linee guida AGID da poco sottoposte a consultazione pubblica. Il soggetto responsabile del processo di gestione documentale che, in primis, verifica che la gestione dei documenti informatici e cartacei nella PA avvenga secondo quanto descritto nel manuale di gestione ed in accordo alla normativa vigente è il Responsabile della Gestione Documentale.

Tale soggetto è da nominare preliminarmente alla stesura del manuale di gestione (è proprio questi a predisporlo).

La normativa non entra nel merito di chi debba nominare il Responsabile della Gestione Documentale all’interno di un ente in quanto ciò è lasciato all’autonomia degli enti. Ciò che conta è che quanto descritto nel manuale di gestione venga rispettato da tutti i dipendenti, non solo dall’ufficio protocollo in quanto come detto la gestione documentale riguarda tutti gli uffici degli enti.

Parleremo sicuramente del manuale di gestione nei prossimi articoli, ma per ora richiameremo brevemente le funzioni del Responsabile della Gestione Documentale e proporremo un modello di decreto del Sindaco per la nomina stessa.

Le funzioni del Responsabile della Gestione possono riassumersi come segue:

1. predisporre lo schema del manuale di gestione documentale; 
2. proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per l’abolizione dei protocolli diversi dal protocollo generale (protocolli di reparto, protocolli particolari ecc.)       predisporre  il  piano  per  la  sicurezza  informatica  relativo  alla  formazione,  alla  gestione,  alla  trasmissione,  all’interscambio,  all’accesso,  alla  conservazione  dei  documenti  informatici  nel  rispetto  della normativa sulla protezione dei dati personali in accordo con il Responsabile della Gestione Documentale (figura di cui parleremo in un prossimo articolo) e con i soggetti addetti all’implementazione di tutte le misure tecnologiche e di processo per la protezione dei dati (incluso il Responsabile della Protezione dei Dati o DPO)
    
3. stabilire i criteri  di  abilitazione per l’accesso al sistema di gestione documentale (da riportare nel manuale di gestione) distinguendo  tra  abilitazioni  alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni

1. garantire  la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo
2. curare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano   ripristinate  entro  ventiquattro  ore  dal  blocco  delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
3. garantire    il    buon    funzionamento    degli   strumenti   e   dell'organizzazione    delle   attività   di   registrazione   di   protocollo,  di  gestione  dei documenti e dei flussi documentali,   incluse le funzionalità di accesso
4. autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

1. disporre,  in  relazione  all'evoluzione  delle  conoscenze scientifiche  e  tecnologiche,  con  cadenza  almeno quinquennale, la riproduzione  delle  informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici (nel rispetto dei ruoli con il Responsabile della Conservazione)
    
2. autorizzare   lo   svolgimento   anche   manuale  delle  operazioni  di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta  per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura  informatica
    
    
    
   In accordo alla normativa vigente il Responsabile della Gestione Documentale deve essere sempre un dirigente o funzionario dell’Ente in possesso delle competenze informatiche, archivistiche e di diritto amministrativo necessarie. A nostro avviso, dati i forti poteri decisionali e di sorveglianza del soggetto in questione è consigliabile che egli sia sempre una figura apicale, quindi nel caso della presenza di dirigenti e di funzionari sottoposti è sui primi che dovrebbe ricadere la nomina (le attività saranno naturalmente svolte dai dipendenti autorizzati facenti parte del servizio per la tenuta dei flussi documentali di cui all’art. 61 del DPR 445/2000.
   Per ogni area organizzativa omogenea (insieme di uffici serviti dallo stesso sistema di gestione documentale) ci dovrà essere un unico Responsabile della Gestione documentale (in genere nei Comuni esiste una sola area organizzativa omogenea). L’infografica di seguito riassume quanto detto (Responsabile della Gestione Documentale è definito anche come Responsabile servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi):
    
    
   In allegato un modello di decreto per la nomina del Responsabile della Gestione Documentale.
    
   29 dicembre 2019