Approfondimento di Angelo Maria Savazzi e Francesca Saraco                                                                 

L’emergenza da COVID-19 e il ciclo di gestione della performance

di Angelo Maria Savazzi e Francesca Saraco

1 Smart working e ciclo della performance

La straordinaria emergenza determinata dalla diffusione del virus COVID-19 pone le amministrazioni di fronte all’esigenza di intervenire, nell’ambito degli istituti che riguardano il rapporto di lavoro, sui diversi profili che interessano il ciclo di gestione della performance.

La stessa previsione secondo la quale la prestazione lavorativa deve svolgersi in modalità agile cambia completamente lo scenario dentro il quale gli obiettivi di performance si sviluppano ma una influenza notevole è sicuramente determinata da un lato dal generale rallentamento delle attività produttive e dall’altro dal cambiamento delle priorità strategiche e gestionali delle amministrazioni; si tratta di cambiamenti che sono stati precipitosi e non hanno lasciato spazio a scelte diverse per cui i riflessi che si sono generati sono stati impietosi, certamente di natura fondamentalmente esogena ma che richiedono di essere governati e devono sfociare in un adeguamento dei contenuti degli strumenti di programmazione strategico-gestionale, tra i quali troviamo il documento rappresentativo del profilo di performance verso il quale l’amministrazione orienta la propria azione, il Piano della performance.

I riflessi sul sistema valutativo e sul ciclo della performance devono essere ricondotti ai principi che li governano e l’attuale situazione emergenziale fornisce una nuova occasione per far sì che gli obiettivi siano caratterizzati da quel requisito di tendenziale miglioramento rispetto alle condizioni di contesto in cui vengono definiti o rimodulati; il tendenziale miglioramento contiene in sé tutta la relatività del concetto, che in un contesto emergenziale quale quello che stiamo vivendo può anche essere funzionale ad evitare un peggioramento del livello e della qualità dei servizi o addirittura a limitare l’entità del peggioramento inesorabile che si avrebbe senza interventi significativi.

Il lavoro agile impone di correlare la prestazione lavorativa ai risultati e per poterli pianificare e valutare è necessario che i dirigenti abbiano una piena e completa conoscenza dei processi presidiati in modo da rendere detti risultati rilevanti ai fini della performance organizzativa e individuale valorizzandone l’importanza, la tangibilità e la significatività. Il paradigma del lavoro agile impone modelli organizzativi fondati sulla mappatura dei processi e la definizione di idonei indicatori, ovvero sulla programmazione e sul perseguimento di obiettivi e, quindi, sulla misurazione dei risultati, piuttosto che sul numero di ore lavorate. Partendo da ciò le amministrazioni che più di altre sono state favorite in questo periodo sono quelle che avevano già fatto una mappatura dei processi per cui è stato possibile, sin da subito focalizzarsi sulle attività e sui risultati.

2 La sospensione dei procedimenti e i riflessi sulla gestione del rapporto di lavoro

La previsione della sospensione dei termini dei procedimenti amministrativi prevista dall'articolo 103, comma 1, del D.L. 18/2020 convertito con L. 27/2020, non riguarda le determinazioni datoriali che concernono la gestione del rapporto di lavoro, proprio perché non hanno il carattere giuridico tipico del procedimento amministrativo.

Non rientrano nell'orizzonte attuativo della sospensione dei termini disciplinata dalla citata disposizione emergenziale, tutti quei processi e quelle serie di azioni che non possano, a rigore, qualificarsi come procedimenti amministrativi; in disparte ciò i termini previsti, dall'ordinamento (art. 10, Dlgs 150/2009), per la gestione della filiera delle performance, quindi i termini di adozione del piano delle performance e quelli di approvazione della corrispondente relazione sulla performance, comunque non sarebbero interessati in quanto le amministrazioni avrebbero comunque dovuto approvare il Piano entro il 31 gennaio, termine che seppur ordinatorio si presta a brevi ritardi tecnici oltre i quali si rischia non solo di depotenziare la significatività degli obiettivi ma addirittura di travolgere l’intero ciclo valutativo. D’altra parte, anche l’eventuale differimento del termine di approvazione del bilancio non costituisce condizione legittimante la mancata o ritardata definizione degli obiettivi di performance, non tanto e non solo perché così prescritto dall’art. 5 del D.Lgs. 150/2009 e da diffusi orientamenti della magistratura contabile, ma in quanto se così fosse si dovrebbe ritenere che la mancanza di tale strumento fondamentale di programmazione finanziaria impedirebbe radicalmente la possibilità di produrre risultati riconducibili al ciclo di gestione della performance.

Analogamente per quanto concerne tutte le fasi della valutazione individuale del personale come scandite dalle discipline interne delle singole amministrazioni così come l’assegnazione degli obiettivi individuali e l’erogazione dei trattamenti accessori in presenza delle condizioni cui l’ordinamento legale e contrattuale subordina la legittima erogazione. Quindi le norme relative alla sospensione dei termini non possono essere invocate per l’eventuale differimento dei processi connessi alla gestione del ciclo valutativo salvo che siano correlate ad attività che non possano essere espletate con il ricorso al lavoro agile e, quindi, da differire per ragioni, per esempio, legate alla non utilizzabilità da remoto dei sistemi informatici a supporto dei processi valutativi e del ciclo della performance.

3 I riflessi sul piano della performance

Una volta definito quale sia lo spazio di manovra in relazione ai processi valutativi e al ciclo della performance, quantomeno rispetto agli effetti delle norme che introducono la sospensione dei termini e alle possibilità di differimento di processi che non possano essere svolti in presenza sul luogo di lavoro - in quanto mancante dei due requisiti richiesti: l’assoluta imprescindibilità del servizio in relazione al contesto emergenziale e la impossibilità di svolgimento in remoto – le amministrazioni sono chiamate a valutare l’impatto sul Piano della performance già approvato o in corso di approvazione del nuovo contesto normativo e organizzativo nonché del riposizionamento strategico rispetto alle nuove priorità politiche.

In questo senso la recente Direttiva n. 3/2020 del Ministro della Pubblica amministrazione segnala una prima priorità rappresentata dalla revisione delle attività indifferibili e di quelle da rendere in presenza, “anche per assicurare il necessario supporto all’immediata ripresa delle attività produttive, industriali e commerciali secondo quanto disposto dal” DPCM 26.4.2020, che evidentemente sono diverse da quelle proprie dell’emergenza epidemiologica.

Le amministrazioni virtuose che avevano tempestivamente approvato il Piano e assegnato gli obiettivi individuali si trovano, comunque, a dover valutare la rimodulazione per tenere conto della situazione sopravvenuta. In linea generale gli interventi rimodulativi degli obiettivi trovano fondamento dal punto di vista metodologico quando si verificano eventi non prevedibili, oggettivi e non riconducibili alla responsabilità delle strutture e delle persone cui gli obiettivi sono assegnati. In tal senso anche l’art. 6 del D.Lgs. 150/2009 laddove dalla verifica dell'andamento delle performance rispetto agli obiettivi “programmati durante il periodo di riferimento” può emergere “la necessità o l'opportunità di interventi correttivi … in relazione al verificarsi di eventi imprevedibili tali da alterare l'assetto dell'organizzazione e delle risorse a disposizione dell'amministrazione”.

Il Piano della Performance è un documento di pianificazione e di programmazione di tipo flessibile, da ciò ne deriva la possibilità di revisione nel corso dell’esercizio. L’eventuale rimodulazione infra-annuale del Piano della performance, preceduta da una specifica azione di monitoraggio, deve essere giustificata da eventi che siano tali da incidere in modo significativo sulle strategie dell’ente (modifiche normative, reindirizzamento delle risorse finanziarie, eventi straordinari e imprevedibili, modifiche delle competenze e delle responsabilità) e in questi rientra l’improvvisa e certamente non prevedibile emergenza sanitaria. In tale contesto la modifica del piano deve essere indirizzata verso gli obiettivi, strategici e operativi e i relativi misuratori e target che risultino influenzati da tali eventi.

14 maggio 2020