Il sistema CERPA per la consultazione del Sistema Informativo del Casellario (SIC)

30/05/2022 Approfondimenti

Come aderire per acquisire i certificati del casellario giudiziale e dell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato

La transizione al digitale è in corso e molti servizi rivolti alle P.A. stanno diventando accessibili in modo diretto ed immediato. Uno di questi è il sistema CERPA (CERtificati Pubbliche Amministrazioni) del Ministero dell’Interno.
Il sistema CERPA (CERtificati Pubbliche Amministrazioni) consente la consultazione diretta del Sistema Informativo del Casellario (SIC) da parte delle amministrazioni pubbliche e dei gestori di pubblici servizi, ai fini dell'acquisizione dei certificati del casellario giudiziale e dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato.
L'ufficio del Casellario centrale assicura, attraverso il Sistema Informativo del Casellario (SIC), i seguenti servizi:

iscrizione dei provvedimenti nella banca dati - avviene a cura degli uffici giudiziari, o mediante interconnessione telematica con i sistemi informativi che la alimentano
certificazione - il Sistema rilascia certificati all'autorità giudiziaria, al difensore (a ciò autorizzato dall’autorità giudiziaria procedente), alle pubbliche amministrazioni, ai gestori di pubblici servizi ed agli interessati.

Il Sistema Informativo del Casellario fornisce i seguenti documenti:

certificato del casellario giudiziale
certificato del casellario giudiziale europeo
certificato dell’anagrafe delle sanzioni amministrative
visura del casellario giudiziale
visura dell’anagrafe delle sanzioni amministrative

Il certificato nazionale dei carichi pendenti non è ancora disponibile in quanto si è in attesa dell’interconnessione tra il SICP (Sistema Informativo della Cognizione Penale) e il SIC.
Il Casellario centrale italiano fa parte della rete europea dei Casellari giudiziali, per lo scambio di informazioni con le autorità giudiziarie ed amministrative dei Paesi europei, denominata sistema ECRIS (European Criminal Records Information System), attraverso la quale è possibile il rilascio del certificato del casellario giudiziale europeo e dell’informazione con valore legale sui precedenti penali.
La consultazione può avvenire qualora, per lo svolgimento dei propri compiti istituzionali, le PP.AA. e i gestori di pubblici servizi abbiano necessità di procedere:

alle acquisizioni d'ufficio di informazioni concernenti stati, qualità e fatti (artt. 43 e 46, D.P.R. 445/2000)
ai controlli delle dichiarazioni sostitutive di certificati (art. 71, D.P.R. 445/2000):

tramite:

un servizio di cooperazione tra sistemi informativi;
Posta Elettronica Certificata (PEC).

Modalità di accesso al sistema CERPA
Per accedere al sistema, il rappresentante legale dell’ente o un suo delegato dovrà sottoscrivere lo schema tipo di convenzione per la fruizione dei dati del SIC con il Ministero della Giustizia (v. All. 1).
Considerati i molteplici dipartimenti ed articolazioni territoriali dei vari Ministeri, data in particolare la numerosità sul territorio di istituti scolastici pubblici/parificati di ogni ordine e grado, nonché di comandi provinciali o regionali delle forze di polizia e di aziende/società comunali/provinciali/regionali, si sottoscriveranno convenzioni uniche con i vari Ministeri, con l’Associazione Nazionale Comuni Italiani (ANCI), con le Provincie e le Regioni, cui le singole unità periferiche aderiranno successivamente.
Già dal 2013, a seguito delle circolari del 21 febbraio e del 16 ottobre 2013, si è chiesto alle amministrazioni centrali di riferimento di individuare, sulla base dei regolamenti di cui agli artt. 20 e 21 del Codice della privacy e previa ricognizione delle esigenze di tutte le proprie articolazioni periferiche (comprese agenzie/aziende/istituti eventualmente controllati), i procedimenti amministrativi di competenza e le norme che giustificano, in relazione agli stessi, l’acquisizione dei certificati del casellario.
Tale attività ricognitiva è il presupposto per la compilazione della scheda informativa per l’attivazione della consultazione diretta del sistema informativo del casellario di cui all'Allegato C del decreto 5 dicembre 2012, da inviare unitamente alla richiesta di accesso al SIC, e dunque per la stipula della convenzione.

Procedura per la stipula della convenzione per la consultazione diretta del SIC
L’amministrazione o gestore di pubblico servizio interessato deve inviare la richiesta di accesso e la scheda informativa per l’attivazione denominata Allegato C (v. all.2) ed attendere risposta dall'Ufficio centrale del casellario.
L’Allegato C è diviso in 9 sezioni (dalla A alla L). In particolare, le amministrazioni interessate devono indicare i procedimenti amministrativi di competenza per i quali necessitano dei certificati e ne devono indicare i riferimenti normativi che prevedono la richiesta degli stessi.
Nelle sezioni A-B-C-D vanno indicati i riferimenti dell’Ente, i referenti del servizio ed il responsabile tecnico.
Nella sezione H va specificato il motivo o finalità per cui si accede al servizio ed elencati i procedimenti amministrativi in relazione ai quali si devono acquisire i certificati del casellario.
Nella sezione I vanno specificati i riferimenti normativi o l'atto di natura regolamentare relativi ai procedimenti elencati nella sezione H, in base ai quali è consentito all'amministrazione richiedente il trattamento dei dati giudiziari contenuti nei certificati che si richiedono.
Nella sezione L vanno indicati i reati che sono ostativi al buon esito dei singoli procedimenti amministrativi, ciò al fine di estrarre dalla banca dati del casellario solo dati pertinenti ai procedimenti stessi.
Esempio: se il procedimento per cui si richiede l'accesso è quello relativo al rilascio della patente di guida, in questa sezione si indicheranno i reati in relazione ai quali un'eventuale condanna è ostativa al rilascio della patente.
Per la stipula delle varie convenzioni si seguiranno criteri di gradualità, eventualmente con differenziazioni territoriali e per tipo di certificato, che tengano conto della cronologia delle richieste di accesso al SIC e delle esigenze delle amministrazioni interessate, valutate attraverso l’analisi dei dati statistici dei certificati richiesti.
Se l'amministrazione interessata è un'articolazione territoriale di un'amministrazione centrale, nazionale, regionale o un'Agenzia, Istituto o Ente dalla stessa controllato, essa dovrà invece attendere la stipula di una convenzione unica a livello centrale, con il Ministero della Giustizia. Una volta stipulata la convenzione, invierà richiesta di accesso al SIC completa di scheda informativa, dichiarando al contempo di aderire alla convenzione di che trattasi.
Per l’invio della richiesta di accesso al SIC e della scheda attivazione CERPA è necessario inviare una PEC all’Ufficio centrale del casellario, all'indirizzo prot.dag@giustiziacert.it
In merito ai tempi di attivazione, questi sono strettamente connessi alla stipula della convenzione.
Dopo aver definito lo schema di convenzione, questo dovrà essere inviato al Garante per la protezione dei dati personali, al fine di acquisirne il parere.
Solo successivamente si procederà alla stipula della convenzione, che sarà pubblicata sul sito del Ministero della giustizia.
L’utenza attivata sul portale è strettamente personale e non è previsto un limite al numero di persone attivabili da parte della P.A.
Le pubbliche amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che non hanno ancora sottoscritto la convenzione continueranno a richiedere i certificati presso gli uffici locali del casellario giudiziale.

Certificazioni per appalti pubblici
Per le esigenze certificative in materia di appalti pubblici è attualmente operativa la convenzione sottoscritta in data 28 marzo 2013 tra il Ministero della Giustizia e l'Autorità per la Vigilanza dei Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture (AVCP ora ANAC) presso la quale è istituita la Banca dati nazionale dei contratti pubblici.
Attualmente per l’ottenimento dei certificati, si deve utilizzare il sistema “AVCPass” (disponibile sul sito internet dell’ANAC) cui bisogna preventivamente accreditarsi. Detto sistema è utilizzabile fino all’entrata in vigore del decreto di cui all’art. 81, comma 2, del D.Lgs. n. 50/2016 (nuovo codice dei contratti pubblici) in virtù del quale il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti definirà, in accordo con l’ANAC, le modalità di subentro nelle convenzioni già stipulate con la stessa Autorità e comunque fino a che non sarà istituita la Banca Dati nazionale degli Operatori Economici di cui al richiamato art. 81, comma 1.

Come operare per chi non ha ancora aderito alla convenzione
Le pubbliche amministrazioni che non hanno ancora aderito al CERPA potranno procedere all’acquisizione dei certificati tramite due appositi moduli: uno per richieste riferite a singoli soggetti, l’altro per richieste riguardanti un numero significativo di persone, compilabile attraverso l’applicativo denominato “MASSIVE/CERPA” (procedura certificazione massiva, (v. All. 3): Modello n. 1 - Attivazione procedura certificazione massiva/CERPA).
I certificati prodotti in formato pdf dal sistema MASSIVE/CERPA contengono un contrassegno generato elettronicamente (glifo) la cui autenticità può essere verificata tramite apposito software.
Inoltre, fino a quando le pubbliche amministrazioni ed i gestori di pubblici servizi non avranno stipulato le relative convenzioni o fino a quando tali soggetti non si saranno accreditati al sistema AVCPass, i certificati in premessa andranno richiesti agli uffici locali del casellario giudiziario tramite PEC.
La pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi possono richiedere il certificato del casellario europeo, all’ufficio del casellario locale, sito presso ogni Procura della Repubblica. Tale richiesta deve essere effettuata tramite compilazione del “Modello per la richiesta del certificato del casellario giudiziale e del casellario giudiziale europeo/informazione con valore legale da parte delle amministrazioni pubbliche e dei gestori di pubblici servizi” (v. All. 4).