La Rivista del Sindaco


Governare il territorio

La Rivista del Sindaco 29/10/2021 Approfondimenti

I vantaggi di un sistema integrato e i limiti della frammentazione informatica



Ci chiediamo…

È possibile raccogliere tutte le informazioni a disposizione del Comune e renderle immediatamente e costantemente fruibili e aggiornate agli Amministratori e ai vertici apicali per consentire loro di governare l’ente con prontezza, sistematicità e coerenza?

Nell’era degli smartphone, è possibile avere le risposte pronte in ogni momento e in ogni luogo, è sufficiente affidarsi alla transizione digitale e credere che possa esistere un sistema integrato di governo e gestione della comunità e del territorio (GT).

Cosa troviamo nella realtà…

I sistemi informativi tradizionali presenti negli enti locali sono frutto dell’aggregazione di molteplici sottosistemi concepiti per funzioni diverse in tempi diversi.

Si tratta, quindi, di parti del sistema informativo che possono essere concepiti con logiche differenti e addirittura con linguaggi diversi. Ci sono casi, tipici nelle esternalizzazioni di servizi, dove addirittura non sono presenti sistemi informativi interni e la gestione da parte del Comune è intermediata da soggetti esterni.

Tradizionalmente i sistemi informativi dei Comuni si sono sviluppati in modo incrementale, per aggregazioni successive di componenti applicative differenti, fortemente caratterizzate da individualità di pensiero e di unicità di utilizzo.

Queste componenti formano i vari sottoinsiemi operativi, per esempio identificabili con l’ufficio anagrafe e tutte le procedure ad esso collegate, con l’ufficio tributi ecc…  e in generale nel tessuto di sistemi operativi dedicati alle operazioni sia esterne sia interne che il Comune pone in essere in conseguenza dello svolgimento delle attività gestionali e ordinamentali.

Ciascun sottosistema rappresenta un elemento a sé stante, parte di un arcipelago nel quale i collegamenti sono assicurati da interfacce che, magari, provvedono a regolare la comunicazione e il flusso dei dati e delle informazioni tra una componente e l’altra.

Un simile approccio, che per molti enti rappresenta ancora oggi la sola via di gestione dei processi comunali, mostra enormi limiti e lacune strutturali.

In primo luogo, lo sviluppo disordinato si traduce in elevata ridondanza di dati e informazioni; in subordine, la proliferazione dei sottosistemi pone limiti fisici a server e reti; ma soprattutto, rende l’ente incapace di modellarsi all’evoluzione della società e dei costumi.

Questi sottosistemi, nel tempo, hanno dato origine a stratificazioni che rendono il sistema complesso e con percorsi personalizzati e non ripetibili. Si tratta di sistemi senza una visione unitaria dell’ente, caratterizzati da duplicazione di archivi e logiche organizzative non omogenee.

Le necessità…

I Comuni sono sempre più orientati verso i cittadini/utenti, con l’esigenza di focalizzare l’attenzione nell’analisi e nella soddisfazione dei loro bisogni, per tale motivo necessitano di adeguate informazioni a supporto dei processi decisionali, rendendoli meno aleatori e legati alle intuizioni degli Amministratori.

Perchè?

Diventa,  sempre più importante avere una visione della macchina amministrativa nel suo insieme, rappresentata da rapporti e indicatori che ne sintetizzino le strategie, l’andamento della gestione delle risorse e il posizionamento nel contesto più generale della PA.

Gli Amministratori sono chiamati sempre più spesso ad aumentare la velocità decisionale per lo sviluppo, o talvolta per la mera sopravvivenza, della propria comunità in un contesto dove il clic day (questo alquanto discutibile nuovo modo di distribuire le risorse pubbliche, per cui chi prima clicca sul computer sarà il solo a ricevere risorse pubbliche) è diventato parte integrante della vita di un Sindaco.

In questo nuovo contesto è diventato indispensabile il supporto fornito dalle nuove tecnologie informatiche che rappresentano sempre più soluzioni organizzative e gestionali capaci di integrare e migliorare l’azione amministrativa.

In relazione alle nuove e crescenti problematiche i Comuni devono adottare soluzioni che dal punto di vista organizzativo sono sempre più complesse e richiedono una crescente e forte integrazione delle “informazioni” fra le diverse unità organizzative attuando un vero e proprio ridisegno organizzativo/comunale.

Come?

Nell’ottica del Governo del Territorio il sistema informativo diventa uno strumento per raccogliere e veicolare in modo efficace e opportuno le informazioni, con l’obiettivo di rendere l’organizzazione più flessibile, integrata ed efficiente.

Il sistema nasce con l’obiettivo di integrare tanto l’aspetto tecnologico quanto quello organizzativo.

Mediante il coordinamento dei principali processi operativi comunali, un sistema GT (di gestione del territorio) ha l’obiettivo di integrare i dati e le informazioni ad ogni livello comunale.

In questo modo, per esempio, il Sindaco e i vertici apicali dell’ente possono avere informazioni più rapide, puntuali e continuamente aggiornate per lo svolgimento delle proprie attività operative e decisionali senza intermediazione.

Ad onore del vero, serve ricordare che nonostante un sistema informativo integrato presenti notevoli vantaggi, la sua implementazione non è certo semplice né immediata.

I Comuni, infatti, devono affrontare sia un investimento dal punto di vista tecnologico che organizzativo. Il mancato adeguamento di entrambe le componenti rischia di impedire l’effettiva implementazione di un sistema GT e di non trarne i vantaggi attesi.

Con i sistemi GT il sistema informativo nasce già integrato sia sotto il profilo logico-organizzativo, sia sotto il profilo software, perché è pianificata sin dall’origine l’integrazione di tutte le funzioni e di tutti i procedimenti comunali in un sistema unitario, senza duplicazione di archivi.

I sistemi GT sono sviluppati con una logica “modulare” in cui il trasferimento dei dati tra le varie applicazioni è realizzato attraverso la standardizzazione delle interfacce tra le diverse applicazioni senza bisogno di realizzare specifici collegamenti tra archivi.

Percorrere la strada dell’integrazione informativa a livello comunale implica l’impiego di un condiviso campo di definizione e di codici univoci tra i differenti uffici comunali. Significa stabilire regole di linguaggio comune, facilitando la comunicazione tra gli uffici, condizione necessaria al coordinamento.

In questo senso, la struttura GT è concepita in modo da assicurare che i dati abbiano lo stesso significato e lo stesso impiego sia nel tempo che tra utenti diversi e che i dati residenti nelle varie basi informative e impiegati nelle diverse applicazioni siano coerenti e logicamente compatibili.

I sistemi GT, operando attraverso la formalizzazione dei dati e la diffusione di un linguaggio comune, forniscono uno schema unitario di interpretazione degli eventi, che aumenta la capacità di reazione e di risposta da parte dell’amministrazione e dei suoi uffici.

I sistemi informativi tradizionali sono soluzioni che creano “inerzia” in quanto rendono sempre più difficile l’adeguamento del sistema informativo alle esigenze comunali.

I sistemi GT favoriscono la riduzione di tale inerzia in quanto sono concepiti come sistemi modulari con interfacce standardizzate.

La modularità si concretizza nel fatto che i sottosistemi di cui sono composti non devono sempre esistere ed è sempre possibile togliere un sottosistema e metterne un altro.

La modularità è sia formale sia funzionale. La modularità formale, o di superficie, è assicurata da un’interfaccia grafica simile tra le diverse componenti; la modularità funzionale è assicurata dal fatto che la base dati a cui i vari moduli si interfacciano è unica e costituita da un database relazionale.

Questi i principi cardine basilari che possono “facilitare”, per l’Amministratore, il buon governo del Territorio.

Tratto in anteprima da “Il governo del territorio - Le opportunità di un sistema informativo integrato comunale”, a cura di Paolo Dolci, edito da Halley informatica, che verrà presentato in anteprima all'assemblea ANCI.

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Articolo di Redazione La Posta del Sindaco

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