La Rivista del Sindaco


La piattaforma per la notificazione degli atti della P.A.

La Rivista del Sindaco 12/07/2022 Approfondimenti
PARTE II – Adempimenti e indicazioni operative

Nella prima parte del presente approfondimento sono stati illustrati il quadro normativo e i concetti posti alla base del funzionamento della piattaforma digitale, nonché le modalità di adesione alla stessa; in questa seconda parte, invece, si esaminerà in modo dettagliato il procedimento notificatorio mediante piattaforma, così come disciplinato dal Legislatore, evidenziando gli adempimenti e gli obblighi posti a carico delle pubbliche amministrazioni.

Il procedimento di notificazione mediante piattaforma digitale
Dal punto di vista pratico, il procedimento notificatorio mediante piattaforma presenta notevoli particolarità, e prevede lo svolgimento di alcuni adempimenti il cui rispetto è necessario al fine di pervenire con un sufficiente grado di certezza ad una presunzione di conoscenza (o, quanto meno, di conoscibilità) da parte del destinatario dell’atto notificato.
Schematicamente, il procedimento di messa a disposizione e spedizione digitale può essere così descritto:

A) Messa disposizione del documento:

1)  l’amministrazione mittente carica il documento oggetto di notifica sulla piattaforma, nel rispetto delle norme del CAD e delle relative linee guida, seguendo le istruzioni tecniche previste dal gestore e ricorrendo anche alle interfacce di servizio informatiche predisposte da quest’ultimo;

2) i dati del destinatario che l’amministrazione mittente deve fornire automaticamente al gestore in sede di richiesta di notificazione sono il codice fiscale, il domicilio digitale speciale (se eletto) e il domicilio fisico, nonché la precisazione se l’atto da notificare riguardi o meno l’attività imprenditoriale/professionale eventualmente svolta dal destinatario;

3) se il gestore verifica che l’amministrazione mittente ha correttamente messo a disposizione sulla piattaforma il documento da notificare (e gli eventuali allegati), attribuisce a quest’ultimo il codice IUN (Identificativo Univoco Notifica); in caso contrario, se il documento e la sua modalità di messa a disposizione non sono conformi alle regole tecniche, il gestore ne fornisce comunicazione al mittente ed elimina automaticamente i documenti caricati.

B) Spedizione digitale:

4) successivamente all’attribuzione del codice IUN al documento correttamente messo a disposizione dal mittente, il gestore procede alla spedizione con modalità telematica al destinatario di un avviso di avvenuta ricezione in formato elettronico, ossia dell’atto con il quale viene dato avviso al destinatario in ordine alle modalità di acquisizione del documento informatico oggetto di notificazione, a mezzo del quale comunica a quest’ultimo l'esistenza e l'identificativo univoco della notificazione (IUN), nonché le modalità di accesso alla piattaforma e di acquisizione del documento;

5) nell’effettuare la predetta spedizione digitale dell’avviso di avvenuta ricezione, il gestore deve rispettare il già illustrato ordine dei domicili digitali, ossia:

  • prioritariamente, presso il domicilio digitale di piattaforma eletto dal destinatario;
  • in mancanza di elezione del domicilio digitale di piattaforma, ovvero nel caso in cui lo stesso risulti saturo, invalido o inattivo, il gestore procede presso il domicilio digitale speciale del destinatario;
  • in mancanza di elezione anche del domicilio digitale speciale, ovvero nel caso in cui lo stesso risulti saturo, invalido o inattivo, il gestore procede presso il domicilio digitale generale del destinatario (al quale ha onere di risalire automaticamente consultando gli elenchi previsti dal CAD ai sensi dell’art. 6, comma 3, del Regolamento) risultante al momento dell’invio.

C) Ulteriori tentativi di spedizione:

6) Nel caso in cui il gestore verifichi che tutti i suddetti domicili digitali del destinatario sono saturi, invalidi o inattivi, procede, ai sensi del combinato disposto dell’art. 26, comma 6, D.L. n 76/2020 e dell’art. 7, comma 2, del Regolamento, ad un secondo tentativo di consegna presso ciascun domicilio digitale, da effettuarsi dopo che sono decorsi almeno 7 giorni da quando il sistema ha rilevato le condizioni di saturazione, e tenuto conto delle eventuali modifiche al domicilio digitale di piattaforma che nelle more possano essere state eseguite dal destinatario;

7) se anche il secondo tentativo di consegna presso ciascun domicilio digitale non va a buon fine poiché le relative casella PEC sono sature, invalide o inattive, il gestore della piattaforma rende disponibile per ciascun destinatario (in apposita area riservata) un avviso di mancato recapito del messaggio (in cui vengono indicate le ragioni della mancata consegna dell’avviso di avvenuta ricezione in formato elettronico e le modalità di acquisizione del documento informatico oggetto di notificazione) e comunica a mezzo di lettera raccomanda al destinatario l’avvenuta notificazione dell’atto.

Notifiche analogiche
Alcune peculiarità riguardano le notifiche da effettuarsi in forma analogica nei confronti di soggetti che non sono titolari di un indirizzo PEC individuato quale domicilio digitale di piattaforma o speciale, ovvero inserito in uno degli elenchi previsti dal CAD (INI-PEC, IPA, INAD): in tali ipotesi, l’art. 26, comma 7, del D.L. n. 76/2020, prevede che l'avviso di avvenuta ricezione sia notificato direttamente dal gestore senza ritardo a mezzo posta, in formato cartaceo e in busta chiusa, con le modalità previste dalla legge 20 novembre 1982, n. 890 e con applicazione degli articoli 7, 8, 9 e 14 della stessa legge; il gestore procede in modo analogo anche in tutti i casi in cui la legge consente la notifica a mezzo posta con raccomandata con avviso di ricevimento.
Secondo l’art. 10, comma 2, del Regolamento, l’avviso di avvenuta ricezione, in tali casi, deve indicare il mittente, il codice IUN, le modalità con cui è possibile accedere alla piattaforma, nonché quelle attraverso cui il destinatario può ottenere la copia cartacea degli atti oggetto di notificazione.
Per permettere l’estrazione della copia analogica del documento anche da parte dei destinatari privi di SPID o CIE (art. 10, comma 3, del Regolamento), l’avviso di avvenuta ricezione reca, inoltre, un link, un bar code o un QR code che ne consente l’accesso semplificato per un numero limitato di volte e per un lasso temporale prestabilito (da indicarsi nell’avviso), e che potrà essere eseguito anche rivolgendosi Poste Italiane, quale fornitore del servizio universale (comma 4).
Ove all'indirizzo indicato non sia possibile il recapito del plico contenente l'avviso di avvenuta ricezione per cause diverse dalla temporanea assenza o dal rifiuto, l'addetto al recapito postale (al quale il gestore deve fornire le generalità, il codice fiscale e l’indirizzo fisico del destinatario, nonché il codice IUN) ha onere di svolgere in loco ogni opportuna indagine per accertare l'indirizzo dell'abitazione, ufficio o sede del destinatario irreperibile, verbalizzando e comunicandone gli esiti al gestore mediante caricamento sulla piattaforma dei dati sullo stato della notificazione e sull’esito degli accertamenti; a quel punto, se dagli accertamenti svolti dall'addetto al recapito postale (ovvero dalla consultazione dell’anagrafe o dal registro delle imprese) è possibile individuare un indirizzo del destinatario diverso da quello al quale è stato tentato il precedente recapito, il gestore della piattaforma invia a tale diverso indirizzo l'avviso di avvenuta ricezione mentre, in caso di esito negativo anche dei suddetti accertamenti, deposita l'avviso di avvenuta ricezione sulla piattaforma e lo rende così disponibile al destinatario, il quale potrà acquisirne copia tramite Poste Italiane (quale gestore del servizio universale) fornendo le generalità e il codice fiscale.
Nel caso da ultimo descritto, la notifica dell'avviso di avvenuta ricezione si perfeziona nel decimo giorno successivo a quello di deposito nella piattaforma, fermo restando che il destinatario che incorra in decadenze e dimostri di non aver ricevuto la notifica per causa ad esso non imputabile può essere rimesso in termini.

L’avviso di cortesia
L’art. 11 del Regolamento disciplina il c.d. avviso di cortesia: si tratta di una comunicazione inviata ai destinatari in modalità informatica, che contiene le stesse informazioni dell’avviso di avvenuta trasmissione e che è reso disponibile altresì tramite l’app IO (quale punto di accesso telematico ex art. 64-bis CAD) nel caso in cui il destinatario abbia attivato il servizio di messaggistica anche per la ricezione degli avvisi in questione.
L’avviso di cortesia, ai sensi dell’art. 26, comma 5-bis, del D.L. n. 76/2020, deve essere trasmesso ai destinatari che abbiano comunicato al gestore un indirizzo email non certificato, un numero di telefono o altro analogo recapito digitale (differente dalla PEC); l’invio di tale avviso, inoltre, è previsto (ove ne sussistano i presupposti) anche nei casi in cui il destinatario abbia i propri domicili digitali saturi, invalidi o inattivi (art. 26, comma 6) nonché qualora si tratti di soggetto non titolare di un indirizzo PEC individuato quale domicilio digitale di piattaforma o speciale, ovvero inserito in uno degli elenchi previsti dal CAD (art. 26, comma 7).

Destinatari della notificazione
Per ciò che riguarda i destinatari della notificazione, gli stessi accedono alla piattaforma a mezzo di SPID o CIE (art. 5 del Regolamento); nel caso in cui si tratti di persone giuridiche, l’accesso avviene mediante SPID o CIE del legale rappresentante, ovvero del soggetto delegato ai sensi dell’art. 9 del Regolamento.
La norma da ultimo citata prevede che i destinatari, attraverso la piattaforma stessa o il Sistema di gestione deleghe (SGD) previsto dall’art. 64-ter del CAD, possono conferire a persone fisiche, persone giuridiche, enti, associazioni e ogni altro soggetto pubblico o privato (ivi inclusi i professionisti elencati all'articolo 12, comma 3, D.Lgs. n. 546/1992) il potere di accedere alla piattaforma per reperire, consultare e acquisire, per loro conto, ai documenti notificati.
La delega, che può essere generale o speciale (ossia riferita solo ad alcuni mittenti) ed è revocabile in ogni momento, viene conferita dal delegante mediante inserimento nella piattaforma dei dati del delegato, a cui segue l’accettazione con modalità informatica di quest'ultimo attraverso l’immissione di apposito codice.
La consultazione da parte del destinatario dei documenti informatici oggetto di notificazione avviene con l’accesso alla piattaforma (art. 8 del Regolamento); per ciascuna notifica, la piattaforma consente di visualizzare (oltre al documento notificato, che può anche essere scaricato e inviato a terzi):

  • il mittente,
  • la data e l’ora della messa a disposizione,
  • lo storico del processo di notifica (incluse attestazioni e avvisi di mancato recapito)
  • il codice IUN.

Il medesimo articolo 8 (comma 3), inoltre, prevede l’utilizzo da parte del gestore di un sistema di marcatura temporale certificato validamente opponibile a terzi per attestare la data e l’ora in cui il destinatario (o il delegato) accedono tramite piattaforma al documento oggetto di notificazione.

Perfezionamento della notificazione
In base alla concreta modalità, prevista tra tutte quelle sopra illustrate, con la quale ha luogo il procedimento notificatorio, ai sensi dell’art. 26, comma 9, D.L. n. 76/2020, il perfezionamento della notificazione avviene:

a) per l'amministrazione, nella data in cui il documento informatico è reso disponibile sulla piattaforma;

b) per il destinatario:

  1. il settimo giorno successivo alla data di consegna dell'avviso di avvenuta ricezione in formato elettronico, risultante dalla ricevuta che il gestore della casella PEC del destinatario trasmette al gestore della piattaforma o, nei casi di casella postale satura, invalida o inattiva,   il quindicesimo giorno successivo alla data del deposito dell'avviso di mancato recapito. Se l'avviso di avvenuta ricezione è consegnato al destinatario dopo le ore 21.00, il termine di sette giorni si computa a decorrere dal giorno successivo;
  2. il decimo giorno successivo al perfezionamento della notificazione dell'avviso di avvenuta ricezione in formato cartaceo;
  3. in ogni caso, se anteriore, nella data in cui il destinatario, o il suo delegato, ha accesso, tramite la piattaforma, al documento informatico oggetto di notificazione.

Ai sensi dell’art. 26, comma 10, D.L. n. 76/2020, la messa a disposizione ai fini della notificazione del documento informatico sulla piattaforma impedisce qualsiasi decadenza dell'amministrazione e interrompe il termine di prescrizione correlato alla notificazione dell'atto, provvedimento, avviso o comunicazione.

Le attestazioni del gestore della piattaforma e la conservazione dei documenti
In virtù del combinato disposto dell’art. 26, comma 11, D.L. n. 76/2020 e dell’art. 12 del Regolamento, il gestore forma e rende disponibili sulla piattaforma alle amministrazioni mittenti e ai destinatari le attestazioni, aventi valore legale opponibile ai terzi, relative:

  1. alla data e ora di messa a disposizione dei documenti informatici sulla piattaforma da parte delle amministrazioni, con indicazione della sequenza crittografica (hash) identificativa di ciascun documento associato al codice IUN;
  2. all’indirizzo del destinatario risultante, alla data e ora dell’invio dell’avviso di avvenuta ricezione, da uno degli elenchi previsti dal CAD, ovvero che sia stato eletto quale domicilio digitale di piattaforma o speciale;
  3. alla data e ora di invio e di consegna al destinatario dell’avviso di avvenuta ricezione in formato elettronico e alla data di ricezione del messaggio di mancato recapito alle caselle di posta elettronica certificata o al servizio elettronico di recapito certificato qualificato risultanti sature, non valide o non attive;
  4. alla data e ora in cui il gestore della piattaforma ha reso disponibile l’avviso di mancato recapito del messaggio;
  5. alla data e ora in cui il destinatario ha avuto accesso al documento informatico oggetto di notificazione;
  6. al periodo di malfunzionamento della piattaforma;
  7. alla data e ora di ripristino delle funzionalità della piattaforma;
  8. alla conformità all’originale della copia informatica dell’avviso di avvenuta ricezione cartaceo e degli atti relativi alla notificazione effettuata in forma analogica.

Il documento contenente le suddette attestazioni deve essere marcato temporalmente e il gestore deve adottare le misure tecnologiche idonee a garantirne autenticità, integrità e immodificabilità.
L’art. 26, comma 12, del D.L. n. 76/2020 prevede che il gestore della piattaforma renda altresì disponibile la copia informatica dell'avviso di avvenuta ricezione cartaceo e degli atti relativi alla notificazione effettuata in forma analogica dei quali attesta la conformità agli originali: a tal fine, l’addetto al recapito postale inoltra alla piattaforma, mediante interfacce di servizio informatiche (API), la copia digitale conforme all’originale dei suddetti atti, e il gestore della piattaforma conserva tali documenti in formato digitale, mentre la versione cartacea di tali documenti viene conservata dall’addetto al recapito postale.

Conservazione dei documenti informatici
Per ciò che riguarda la conservazione dei documenti informatici resi disponibili mediante la piattaforma (art. 15 del Regolamento), come già sopra accennato, è previsto un obbligo di conservazione dei documenti oggetto delle predette attestazioni della durata di dieci anni dal perfezionamento della notifica per il destinatario.
Sotto altro aspetto, gli atti oggetto di notificazione sono invece disponibili sulla piattaforma per 120 giorni successivi alla data di perfezione della stessa per il destinatario, circostanza che deve essere espressamente indicata nell’avviso di avvenuta ricezione.
Il gestore, in ogni caso, deve garantire alle amministrazioni mittenti e ai destinatari l’accesso ai documenti e agli atti oggetto di conservazione per i periodi sopra indicati, previa identificazione mediante SPID o CIE.
In conclusione, si può ritenere che la piattaforma digitale sia idonea a determinare una vera e propria rivoluzione non solo per le notifiche da parte delle pubbliche amministrazioni, ma anche per i cittadini, la cui portata potrà essere compiutamente compresa solo a seguito del concreto utilizzo della stessa e dell’analisi di specifici casi pratici, per la disamina dei quali si rinvia alla sezione QUESITI della Posta del Sindaco.

 

Articolo di Alessandro Rizzo


Articolo di Rizzo Alessandro

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