Con il decreto del Ministro dell’Interno del 9 novembre 2020, pubblicato in Gazzetta Ufficiale in data 16 novembre 2020, sono stati approvati i nuovi moduli per la redazione degli atti dello Stato Civile, che vanno a sostituire i modelli in vigore dal 1958.
Il provvedimento rappresenta una novità rilevante per l’attività quotidiana svolta dagli Enti locali, in particolare per lo Stato Civile, e prevede la riduzione delle dimensioni dei fogli in formato A4 rispetto a quelli precedentemente in uso, consentendo in tal modo una migliore razionalizzazione degli spazi destinati alla gestione e conservazione dei registri dello Stato Civile nonché una maggiore flessibilità nell’impiego degli strumenti informatici.
Il decreto entrato in vigore il 17 novembre 2020 disciplina anche le caratteristiche tecniche, le modalità di redazione e di scritturazione degli atti dello Stato Civile, e nello specifico stabilisce:
- il nuovo formato dei fogli utilizzabili per i moduli è cm 21,0 × 29,7, con esclusione di qualsiasi altro formato;
- la scritturazione degli atti deve avvenire utilizzando prodotti, sistemi e tecnologie che assicurino il mantenimento inalterato delle proprietà chimico-fisiche della scrittura. Indipendentemente dalla tecnologia utilizzata, la stampa degli atti di stato civile deve avvenire con l’impiego dei mezzi di contrasto conformi a quanto prescritto dalla normativa ISO11798 “Information and documentation – Permanence and durabilità of writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods”;
- una volta redatto, l’atto di stato civile deve essere stampato in doppio originale e firmato in base alla normativa vigente, e deve essere conservato nei registri di stato civile nei termini di cui all’art. 16 del regio decreto 9 luglio 1939 n. 1238;
- in caso di comprovata inutilizzabilità dei sistemi informatici, l’Ufficiale di Stato Civile redige l’atto direttamente sul supporto cartaceo, con l’obbligo di provvedere ad inserirlo quanto prima nel sistema informatico in uso.
Per quanto riguarda invece le annotazioni viene precisato che le stesse devono essere riportate in calce all’atto in ordine cronologico, secondo quanto previsto dagli artt. 102 e 103 del D.P.R. 396/2000; mentre le annotazioni relative agli atti redatti precedentemente all’entrata in vigore del presente decreto, potranno essere apposte a margine dell’atto, sempre secondo ordine cronologico.
Con la circolare n. 13/2020 il Ministro dell’Interno Luciana Lamorgese ha chiarito che gli uffici dello Stato Civile potranno continuare ad utilizzare i registri del formato precedentemente in uso, fino all’esaurimento delle forniture già in corso ma non oltre il 31 dicembre 2022, in modo da farsi che dal 1 gennaio 2023 siano in uso i nuovi formati previsti nel provvedimento.
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