Dematerializzazione liste elettorali: perché, cosa fare e come

Da molti anni si parla di dematerializzazione delle liste elettorali.

Il Dipartimento per gli Affari Territoriali del Ministero dell’Interno (DAIT), con la collaborazione delle Prefetture e dei Comuni, sta sensibilizzando sempre di più il progressivo superamento della tenuta cartacea delle liste elettorali e la loro contestuale sostituzione con liste in formato elettronico non modificabile e la Circolare 16 aprile 2021, n. 20 ne è chiara ed esplicita testimonianza.

Perché?

Citando il testo del documento, “[…] La gestione dematerializzata delle liste elettorali consente, oltre ad un risparmio sul materiale di stampa, lo snellimento delle operazioni di cancellazione ed iscrizione degli elettori nonché la semplificazione dell’attività degli Uffici elettorali comunali e delle Commissioni e Sottocommissioni elettorali circondariali, inoltre, rende, al contempo, più agevole l’aggiornamento corretto delle liste.

[…] Attesa la necessità di addivenire in misura sempre maggiore all'informatizzazione dei processi amministrativi, nell'ottica della transizione ecologica e digitale, risulta necessario imprimere ora un'ulteriore accelerazione al processo di dematerializzazione della tenuta delle liste elettorali, così da conseguire significativi progressi sul piano della digitalizzazione degli Uffici elettorali comunali. […]”

Cosa fare?

Per attuare il processo di dematerializzazione è necessario seguire un iter di lavoro preciso e chiaro per adempiere correttamente alle indicazioni ministeriali.

Come?

L’ufficiale elettorale deve redigere una serie di documenti particolari che elenchiamo e descriviamo sinteticamente:

1. la richiesta di autorizzazione firmata dal sindaco, segretario comunale o Ufficiale elettorale da inviare indirizzata al Ministero dell’Interno per il tramite della Prefettura

2. la richiesta di nulla osta alla propria Commissione Circondariale per procedere alla dematerializzazione, da compilare a firma dell’Ufficiale elettorale
    
3. il progetto da compilare a firma dell’Ufficiale elettorale comunale da inoltrare alla Commissione Circondariale unitamente alla richiesta di dematerializzazione
    
4. la relazione tecnica della software house con le specifiche tecniche del programma da allegare al progetto
    
5. il verbale di deliberazione della giunta comunale che autorizza il progetto di dematerializzazione e che deve essere allegato alla richiesta e al progetto che si inoltreranno alla Commissione Circondariale.

La procedura informatica gestionale in uso, nella relazione tecnica, dovrà fornire la garanzia di preservare l'integrità dei dati, consentendo in qualsiasi momento - se strettamente necessaria - la produzione cartacea sia delle liste generali che di quelle sezionali dematerializzate.

L'autenticazione delle liste potrà avvenire con firma digitale e queste dovranno comunque essere stampate e autenticate in occasione di ogni consultazione elettorale o referendaria.

Ogni procedura dovrà poter garantire il caricamento della seguente altra documentazione:

• la risposta della Commissione Circondariale circa l’autorizzazione, il nulla osta che la Commissione Circondariale stessa inoltrerà al comune.

• la risposta definitiva che il Ministero dell’Interno invierà al comune, l’autorizzazione finale per attivare la dematerializzazione delle liste

Quando?

Il Ministero non da una scadenza precisa, ma spinge sull’acceleratore per incentivare i processi di digitalizzazione e snellire i processi. In sintesi prima si procede meglio è sia per l’ufficio elettorale che per l’Amministrazione che si dimostra attenta agli obiettivi di efficientamento e risparmio.

Ricordiamo che i clienti Halley hanno a disposizione la funzione “FOCUS: Dematerializzazione” all’interno della procedura.

Per qualsiasi ulteriore chiarimenti ponici un quesito!

Consulta il testo della Circolare 16 aprile 2021, n. 20

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